Damit deine PDF-Datei in lemniscus als Briefpapier hochgeladen und verwendet werden kann, muss muss die Datei eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen.
Für den neuen EU-Standard der e-Rechnungspflicht muss das Briefpapier nun bald auch PDF/A-konform sein.
...aber erstmal keine Panik!
Diese "Fehler" sind lediglich Warnungen und dienen im Moment nur zur Information. Vorerst erlauben wir noch das Hochladen und das Benutzen von bisherigen PDFs, die nicht diesem neuen EU-Standard genügen. Wir empfehlen aber, diese möglichst bald anzupassen, insbesondere, wenn es sich um Briefpapiere für Rechnungen handelt.
In diesem Artikel findest du die folgenden Themen:
Kann ich die Fehler selber beheben?
Wie finde ich heraus, ob mein Briefpapier die Vorgaben erfüllt?
Wie finde ich heraus, welche Vorgabe genau für ein Briefpapier nicht erfüllt ist?
Wie behebe ich die Fehler und Hinweise am einfachsten?
Wenn es mit pdf24 nicht funktioniert
Falls du dein Briefpapier von einem Profi erstellen lässt
Was bedeutet eigentlich PDF/A-konform? (Infos für Interessierte)
Kann ich die Fehler selber beheben?
In den allermeisten Fällen ja und auch auf wirklich einfache und unkomplizierte Weise.
Im Abschnitt Wie behebe ich die Fehler und Hinweise am einfachsten? erklären wir dir, wie das geht.
Wie finde ich heraus, ob mein Briefpapier die Vorgaben erfüllt?
Unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Briefpapiere siehst du an den Symbolen vor dem Briefpapier, falls die bereits hochgeladenen Briefpapiere die Vorgaben nicht erfüllen.
Wie finde ich heraus, welche Vorgabe genau für ein Briefpapier nicht erfüllt ist?
Wenn du das Briefpapier bearbeitest (die letzte Spalte im Screenshot oben - Symbol "Blatt und Stift anklicken), dann findest du im Reiter "Analyse Hintergrund-PDF" eine Auflistung der gefundenen Auffälligkeiten für dieses Briefpapier.
Wenn du - oder dein Grafiky - genauere Informationen haben möchtest, kannst du oben den Haken vor dem "Expertenmodus" setzen, und es werden noch detailliertere Beschreibungen angezeigt.
Diese sind leider nur auf Fach-Chinesisch. Ein Grafiky sollte etwas damit anfangen können.
Wie kann ich die Fehler und Hinweise schnell beheben?
Es gibt eine sehr einfache Möglichkeit, wie du in den meisten Fällen dein Briefpapier selber reparieren kannst: Wir haben dafür das das kostenlose Online-Tool pdf24 entdeckt, das sowohl auf dem Mac als auch auf Windows-Rechnern funktioniert - und benutzen es selbst erfolgreich. Unserer Erfahrung nach wird damit der Löwenanteil der Hinweise behoben.
Wir übernehmen keine Garantie, dass die Anleitungen
für jedes Briefpapier funktionieren.
Weiter unten findest du weitere Möglichkeiten, das Briefpapier
selber zu bearbeiten.
Wir können über diesen Hilfeartikel hinaus keinen weiteren Support,
zu dem Thema anbieten, auch nicht für andere Tools.
Aufzeichnung des Webinars vom 12.09.2024, in dem Schritt für Schritt erklärt wird, wie du die angezeigten Fehler beheben kannst.
Wenn es mit pdf24 nicht funktioniert
Hier findest du weitere Möglichkeiten, das PDF zu bearbeiten.
Ob du mit Pages, Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm dein Briefpapier (gemäß Voraussetzungen in diesem Artikel) auf dem Mac erstellst und davon ein "ganz normales" PDF erzeugt hast, ist für die nächsten Schritte egal - Hauptsache, es ist ein PDF.
Die erzeugte PDF-Datei im Finder am Ablageort mit Vorschau öffnen - das geht so:
1. rechter Maus-Klick auf das PDF-Dokument
2. Öffnen mit
3. Vorschau
Dann siehst du in einem neuen Fenster das PDF in der Vorschau.
Von dort aus dann Ablage/Exportieren ...
…und dort nochmals als Format: "PDF" auswählen. Wie du siehst, ist es hier nun endlich möglich, ein Häkchen bei “PDF/A erstellen” zu setzen und zu sichern.
Dieses PDF/A kann nun in lemniscus hochgeladen werden.
Das geht direkt aus Word heraus.
Das Word-Dokument (gemäß Voraussetzungen in diesem Artikel) über Datei → (nicht “Speichern unter…”!!) sondern EXPORTIEREN → und dort über den Button “PDF/XPS-Dokument erstellen” speichern.Anschließend im "Speichern"-Fenster auf den Button "Optionen" und im neuen Fenster unten bei “PDF-Optionen” das Häkchen bei “PDF/A-kompatibel” setzen. Dann OK drücken und anschließend auf "Veröffentlichen" klicken.
ℹ️ Du kannst in den Optionen auch ausprobieren, ob dir der Haken darunter namens “für optimale Bildqualität optimieren” ein etwas hübscheres Logo erstellt.
Nun hast du schon das richtige PDF erstellt.
ℹ️ Es kann passieren, dass dann im neu erstellten PDF-Dokument die nachfolgende "blaue" Meldung oben steht. Die kannst du ignorieren, also NICHT drauf klicken, wir wollen ja nicht weiter bearbeiten.Dieses PDF/A (max. 256 KB) kann nun in lemniscus hochgeladen werden.
Du erstellst dein Dokument mit Logo und Fußzeile.
Danach gehst du auf Datei -> exportieren als -> exportieren als PDF (bitte unbedingt darauf achten, dass du den Menüpunkt "Als PDF exportieren..." auswählst und nicht den zweiten ohne die drei Punkte und die Datei auch über nicht das PDF-Symbol in der Toolbar speicherst!).
Dann öffnet sich das folgende Fenster
Häkchen setzen bei "Archiv", danach die gewünschte PDF/A-Version auswählen, auf den Button "Export" klicken und die Datei speichern.
Falls du dein Briefpapier von einem Profi erstellen lässt
Gib bitte folgende Informationen an die Agentur weiter: "Auf https://verapdf.org/software/ bietet das VeraPDF-Projekt den Validator als eigenständiges Programm für verschiedene Betriebssysteme zum Herunterladen und Installieren an. Um die PDF/A-Konformität zu überprüfen, kann man das Programm von VeraPDF verwenden."
ℹ️ Agentur/Drittanbiety muss dafür keinen Zugriff auf lemniscus haben - und du darfst niemanden von außen (DSGVO) auf lemniscus zugreifen lassen.
Was ist PDF/A-konform?
PDF/A steht für "Archiv" - also ein Format, das speziell für die Langzeit-Archivierung entwickelt wurde. Solche PDF/A-Dateien gibt es in verschiedenen Versionen, die aktuellste ist PDF/A-3.
Diese Version wird man in der Zukunft insbesondere dann benötigen, wenn ein Briefpapier für eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) verwendet werden soll.