lemniscus verschickt automatische Terminbenachrichtigungen anhand der Benachrichtigungseinstellungen in den jeweiligen Akten.
Damit kann für jede Akte individuell festgelegt werden, ob und wie Benachrichtigungen versendet werden - per E-Mail, SMS oder Threema.
Wie Terminbenachrichtigungen in Akten funktionieren
In jeder Akte kannst du einstellen, ob Benachrichtigungen zu Terminen verschickt werden sollen und über welchen Kanal.
Wenn mehrere Akten miteinander verknüpft sind (z. B. Kind und Eltern), berücksichtigt lemniscus diese Verbindungen beim automatischen Versand.
So können mehrere Personen gleichzeitig benachrichtigt werden, jede über den passenden Kanal.
Beispiel: Kind hat einen Termin, Vater erhält eine E-Mail, Mutter eine SMS.
Einstellungen in verknüpften Akten
Im Reiter "Verknüpfungen" einer Akte siehst du, welche anderen Akten verbunden sind.
Für jede verknüpfte Akte lässt sich getrennt festlegen, ob sie Terminbenachrichtigungen erhält und über welchen Kanal.
Das System prüft beim automatischen Versand:
- Betroffene Akte: die Akte, zu der der Termin gehört.
- Benachrichtigungsempfängys: alle berechtigten, verknüpften Akten, in denen mindestens ein Benachrichtigungskanal aktiv ist.
Für jedes Benachrichtigungsempfängy erzeugt lemniscus eine eigene Nachricht.
Gelbe Warnungen: unterschiedliche Kanäle und ältere Auswahloptionen
In älteren Akten können noch frühere Einstellungen angezeigt werden ("nur Benachrichtigungsempfängy" vs "Klienty und Benachrichtigungsempfängy").
lemniscus markiert solche Konstellationen mit einer gelben Warnung, z. B. im Reiter "Überblick" oder "Verknüpfungen".
Die Warnmeldung bedeutet, dass eine Verknüpfung noch die Benachrichtigungseinstellungen einer untergeordneten Akte verwendet.
Beispiel für Warnmeldungen in der Akte
Tipp: Wenn du eine gelbe Warnung siehst, prüfe in den beteiligten Akten, wer tatsächlich Benachrichtigungen erhalten soll und über welche Kanäle.
Je nach Situation kann es sinnvoll sein, Kanäle in den Kontaktdaten bestimmter Akten zu aktivieren, anzupassen oder zu entfernen, damit Nachrichten auf dem gewünschten Weg verschickt werden.
Weitere Hilfe zur Einrichtung findest du hier: Akten verknüpfen.
Technischer Hintergrund
Einige ältere Konstellationen wurden automatisch markiert, um die Umstellung zu erleichtern.
Betroffen sind Akten, in denen:
- eine verknüpfte Akte als Empfängy hinterlegt war, aber alle Terminbenachrichtigungen deaktiviert waren,
- gleichzeitig in der Akte des Klientys (z. B. des Kindes) Benachrichtigungen aktiviert waren.
In diesen Fällen gelten weiterhin die bisherigen Einstellungen der verknüpften Akte. Sobald du in der verknüpften Akte neue Benachrichtigungseinstellungen festlegst, verwendet lemniscus diese neuen Werte.
Wenn nach der bisherigen Logik nur eine bestimmte Akte (z. B. Vater) benachrichtigt werden sollte, werden die Benachrichtigungen der betroffenen Akte (z. B. des Kindes) automatisch deaktiviert.
Ob nur die verknüpfte oder auch die betroffene Akte benachrichtigt wird, richtet sich vorerst nach den bisherigen Einstellungen (z. B. nur Mutter oder Mutter und Kind).