Kontoumsätze in lemniscus einlesen und Zahlungen verbuchen

Mit lemniscus kannst du Kontoumsätze aus deinem Bankkonto einlesen und Zahlungseingänge direkt deinen Rechnungen zuordnen. Dafür kannst du – abhängig von deiner Bank – entweder Online-Banking nutzen oder einen Kontoauszug als CSV-Datei importieren.
lemniscus unterstützt dich anschließend dabei, Rechnungszahlungen zu erkennen und passende Zuordnungen vorzuschlagen. So musst du Zahlungseingänge nicht einzeln aus deinem Kontoauszug abtippen.

Wichtig bleibt trotzdem deine Kontrolle: Bevor die Buchungen endgültig übernommen werden, prüfst du die eingelesenen Umsätze und Zuordnungen noch einmal.

Das erfährst du im Video: Kontoumsätze einlesen

• wie du Kontoumsätze entweder über Online-Banking oder als CSV-Datei in lemniscus einliest,

• wie du eine Bankverbindung für den direkten Abruf einrichtest,

• wie du den passenden Zeitraum für den Abruf festlegst,

• worauf du achten solltest, damit keine doppelten Buchungen entstehen,

• wie du alternativ einen Kontoauszug als CSV-Datei hochlädst,

• und was du tun kannst, wenn deine Bank ein ungewöhnliches Dateiformat verwendet.

Kontoumsätze einlesen

Für das Einlesen deiner Bankumsätze stehen dir zwei Wege zur Verfügung:

• Kontoumsätze direkt über Online-Banking abrufen

• Kontoauszug als CSV-Datei hochladen

Welche Variante besser passt, hängt unter anderem davon ab, ob deine Bank für den direkten Abruf unterstützt wird und welches Exportformat sie für Kontoauszüge bereitstellt.

Kontoumsätze über Online-Banking abrufen

Wenn deine Bank für den Online-Abruf unterstützt wird, kannst du dein Bankkonto mit lemniscus verbinden und Kontoumsätze direkt einlesen.
Gehe dazu in den Bereich Finanzen und starte dort den Abruf der Kontoumsätze.
Beim Einrichten der Bankverbindung wirst du durch die notwendigen Schritte geführt. Je nach Bank kann dabei eine zusätzliche Freigabe oder Authentifizierung erforderlich sein.
Nach erfolgreicher Einrichtung kannst du festlegen, für welchen Zeitraum Kontoumsätze abgerufen werden sollen.

Tipp: Achte bei aufeinanderfolgenden Abrufen darauf, dass sich die Zeiträume nicht unnötig überschneiden. So reduzierst du das Risiko doppelter Buchungen.

Wie funktioniert die Verbindung zum Bankkonto?

Die Anbindung erfolgt über eine regulierte Schnittstelle für Online-Banking. Dabei werden die Kontoumsätze für die weitere Verarbeitung in lemniscus eingelesen.
Wie weit zurückliegende Umsätze abgerufen werden können und wie viele Datensätze deine Bank bereitstellt, bestimmt die jeweilige Bank.
Auch kann es vorkommen, dass eine Bank ihre technische Bereitstellung verändert. Auf die von der Bank gelieferten Daten selbst hat lemniscus keinen Einfluss.
Die Verbindung erlaubt lemniscus nicht, eigenständig Überweisungen oder andere Banktransaktionen auszuführen.

Eine FAQ mit den gängigsten Fragen zum Online Banking findest du hier: Online-Banking FAQ.

Kontoumsätze als CSV-Datei importieren

Wenn du keine direkte Online-Banking-Verbindung verwenden möchtest oder deine Bank nicht unterstützt wird, kannst du deinen Kontoauszug häufig als CSV-Datei herunterladen und anschließend in lemniscus einlesen.

Der Ablauf ist einfach:

• Exportiere den gewünschten Zeitraum aus deinem Online-Banking als CSV-Datei.

• Lade die Datei in lemniscus hoch.

• Prüfe, ob Datum, Betrag, Verwendungszweck und weitere Angaben korrekt erkannt wurden.

• Passe die Zuordnung bei Bedarf an.

Wichtig: Banken verwenden unterschiedliche CSV-Formate. Deshalb kann es vorkommen, dass einzelne Spalten zunächst nicht automatisch erkannt werden.

Einstellungen vor der Verbuchung prüfen

Bevor du die eingelesenen Kontoumsätze verbuchst, solltest du kontrollieren, ob die Daten korrekt interpretiert wurden.

Das erfährst du im Video: Einstellungen vor dem Verbuchen

• welche Einstellungen du vor der eigentlichen Verbuchung prüfen solltest,

• wie du den passenden Nummernkreis auswählst,

• wie du kontrollierst, ob Einnahmen, Ausgaben, Datum und Betrag korrekt erkannt wurden,

• wie du die Spaltenzuordnung einer CSV-Datei überprüfen kannst,

• wie du bei Bedarf Datumsformat oder andere Zuordnungen in den Experteneinstellungen anpasst,

• und wie du mit einer kleinen Testdatei prüfen kannst, ob das Bankformat korrekt verarbeitet wird.

Nummernkreis auswählen

Oben kannst du festlegen, welcher Nummernkreis für die Verarbeitung verwendet werden soll.
Ist eine Buchung bereits eindeutig einer Rechnung zugeordnet, verwendet lemniscus den dort hinterlegten Nummernkreis.
Arbeitest du mit mehreren Bankkonten oder Nummernkreisen, kannst du zusätzlich festlegen, zu welchem Bereich die eingelesenen Kontoumsätze gehören.

Eingelesene Daten kontrollieren

Prüfe zunächst einige typische Buchungen:

• Sind Einnahmen und Ausgaben korrekt erkannt?

• Stimmen Buchungsdatum und Betrag?

• Ist der Verwendungszweck vollständig vorhanden?

• Wurden alle erwarteten Kontoumsätze eingelesen?

Gerade beim ersten Import einer neuen Bank oder eines neuen Dateiformats lohnt sich ein kurzer Test mit wenigen Buchungen.

Wenn die CSV-Datei nicht richtig erkannt wird

Banken stellen CSV-Dateien nicht nach einem einheitlichen Schema bereit. Deshalb kann es vorkommen, dass lemniscus einzelne Spalten nicht automatisch korrekt zuordnet.

In den Experteneinstellungen kannst du die Zuordnung kontrollieren und bei Bedarf anpassen.

Typische Felder sind beispielsweise:

• Datum

• Betrag

• Umsatz

• Verwendungszweck

• Buchungstext

Oft reicht bereits eine Anpassung des Datumsformats.

Wenn du trotz der Einstellungen keine korrekten Ergebnisse erhältst, hilft unserem Support eine kleine Beispieldatei mit wenigen betroffenen Buchungen. So können wir prüfen, wie das Format deiner Bank aufgebaut ist.

Kontoumsätze verbuchen

Kontoumsätze verbuchen

Sind die Daten korrekt eingelesen, kannst du mit der Zuordnung und Verbuchung beginnen.
Öffne dazu die Verarbeitung der Kontobewegungen.

Das erfährst du im Video: Kontoumsätze verbuchen

• wie du die eingelesenen Kontobewegungen einzeln prüfst,

• wie lemniscus Zahlungseingänge passenden Rechnungen zuordnet,

• wie du eine Rechnung manuell zuordnest, wenn keine eindeutige Zuordnung möglich ist,

• wie du Vorauszahlungen verbuchst,

• wie du private oder nicht ergebnisrelevante Buchungen kennzeichnest,

• wie du doppelte Buchungen vermeidest,

• und wie du die geprüften Kontobewegungen anschließend endgültig in deine Finanzen übernimmst.

Klicke unten auf den Button "Alle Kontobewegungen verarbeiten".

Jede Buchung vor der Übernahme prüfen

Auch wenn lemniscus dir bereits Vorschläge macht, solltest du jede Buchung kontrollieren.
Rechts siehst du, wie die jeweilige Kontobewegung aktuell verbucht werden soll.
Du kannst diese Zuordnung bei Bedarf ändern.

Beispielsweise kannst du:

• eine Finanzkategorie ändern,

• eine Rechnung zuordnen,

• einen Nummernkreis ändern,

• eine Vorauszahlung buchen,

• oder eine Buchung von der Verarbeitung ausnehmen.

Erst wenn die Zuordnung stimmt, sollte die Buchung endgültig übernommen werden.

Bei eingehenden Zahlungen versucht lemniscus, eine passende Rechnung zu erkennen.

Eine besonders eindeutige Zuordnung ist möglich, wenn:

• die Rechnungsnummer im Verwendungszweck oder der sogenannte RF-Code erkannt wird und

• der gezahlte Betrag zum offenen Rechnungsbetrag passt.

Wird keine eindeutige Übereinstimmung gefunden, kannst du die passende Rechnung manuell auswählen.
So behältst du die Kontrolle, profitierst aber gleichzeitig von der automatischen Erkennung bei eindeutigen Zahlungen.Umgang mit Buchungsvorlagen

Rechnungszahlung manuell zuordnen

Wurde ein Zahlungseingang nicht automatisch erkannt, kannst du ihn selbst mit einer Rechnung verbinden.
Wähle bei der entsprechenden Buchung „Rechnung zuordnen“ und suche anschließend nach der passenden Rechnung beziehungsweise Akte.

Nach der Auswahl übernimmt lemniscus die Verknüpfung für diese Buchung.

Buchungsvorlagen für wiederkehrende Umsätze nutzen

Nicht jede Kontobewegung gehört zu einer Rechnung.
Regelmäßig wiederkehrende Ausgaben oder Einnahmen kannst du über Buchungsvorlagen beziehungsweise Finanzkategorien leichter zuordnen.
So kann beispielsweise ein wiederkehrender Verwendungszweck wie „Miete“ automatisch der passenden Finanzkategorie zugeordnet werden.
Das spart besonders bei regelmäßig auftretenden Buchungen zusätzliche Arbeit.

Doppelte Buchungen vermeiden

Bereits verarbeitete Kontoumsätze werden beim erneuten Einlesen normalerweise erkannt, solange du dieselbe Importmethode und ein unverändertes Datenformat verwendest.
Trotzdem solltest du beim Abruf darauf achten, unnötige Überschneidungen zu vermeiden.
Wenn dein letzter Online-Abruf beispielsweise bis zum 15. September ging, kannst du den nächsten Abruf entsprechend danach beginnen lassen.
Wechselst du zwischen CSV-Import und Online-Banking oder verändert deine Bank das Datenformat, kann eine automatische Duplikaterkennung schwieriger bis unmöglich werden.

Falls du das SchnickSchnack "SumUp" gebucht hast:

Achtung bei SumUp-Buchungen!

Du musst das Häkchen "SumUp" oben herausnehmen.

SumUp Auszahlungen werden automatisch durch das SchnickSchnack eingelesen und den Rechnungen zugeordnet. Diese Buchungen dürfen also nicht ein weiteres Mal dazu geholt werden, denn sonst kommt es zu Doppelbuchungen.

Private und nicht ergebnisrelevante Buchungen

Auf einem Bankkonto können auch Kontobewegungen vorkommen, die nicht zur betrieblichen Abrechnung gehören.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Privateinlagen

• Privatentnahmen

Solche Buchungen kannst du entsprechend kennzeichnen, damit sie in deiner Finanzverwaltung richtig behandelt werden.

Vorauszahlungen verbuchen

Manchmal überweist ein Klienty Geld, obwohl noch keine passende Rechnung vorhanden ist – zum Beispiel bei einer Vorauszahlung oder versehentlichen Doppelzahlung.
Solche Zahlungseingänge kannst du als Vorauszahlung verbuchen und der entsprechenden Akte zuordnen.
Damit bleibt das Geld nachvollziehbar erfasst, ohne es einer falschen Rechnung zuzuordnen.

Buchungen endgültig übernehmen

Übernimm deine Kontobewegungen erst, wenn du die Zuordnungen geprüft hast.
Nicht korrekt vorbereitete Buchungen solltest du vorher bearbeiten oder von der Übernahme ausschließen.
Sind alle relevanten Buchungen korrekt zugeordnet, kannst du sie endgültig übernehmen.
Danach stehen sie in deiner Finanzverwaltung zur Verfügung.

Das sorgfältige Prüfen vor der Übernahme lohnt sich: Nachträgliche Änderungen an Finanzbuchungen sind aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nur eingeschränkt möglich.

Verbuchung durchgeführt und danach doch einen Fehler gefunden?

Solltest du doch aus Versehen z.B. einen doppelten Zahlungseingang verbucht haben, findest du hier die Anleitung, wie du den Zahlungseingang entfernen kannst.

Musst du Korrekturen vornehmen, sind diese in den Finanzen nur eingeschränkt möglich: Einschränkungen bei Finanzbuchungen.

Hier nochmal der Hilfeartikel zum Online-Banking FAQ.

Warum die Bankanbindung im Praxisalltag hilfreich ist

Das Einlesen von Kontoumsätzen verbindet deine Rechnungsstellung mit der Finanzverwaltung in lemniscus.
Statt nach jeder Überweisung manuell nach der passenden Rechnung zu suchen und einen Zahlungseingang einzutragen, können Kontobewegungen eingelesen und bei eindeutigen Angaben passenden Rechnungen zugeordnet werden.

Damit entsteht ein durchgängiger Ablauf:
Rechnung erstellen → Zahlung geht auf dem Konto ein → Kontoumsatz einlesen → Rechnung zuordnen → Zahlung verbuchen.
Gerade bei vielen Rechnungen reduziert das wiederkehrende manuelle Arbeit und hilft gleichzeitig dabei, offene und bereits bezahlte Rechnungen im Blick zu behalten.