--- title: "Vorauszahlungen erfassen und zuordnen" slug: "vorauszahlungen-erfassen-und-zuordnen" tags: ["Finanzen"] updated: 2026-06-15T11:54:34Z published: 2026-06-15T11:54:34Z canonical: "helpdesk.lemniscus.de/vorauszahlungen-erfassen-und-zuordnen" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://helpdesk.lemniscus.de/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Vorauszahlungen erfassen und zuordnen Vorauszahlungen sind Zahlungseingänge, die du von Klienty im Voraus erhältst, bevor eine konkrete Rechnung gestellt wird. Diese Funktion erlaubt es dir, das Geld zunächst zu buchen und später einer Rechnung zuzuordnen – ohne dass die Rechnung dazu schon existiert. **Wichtig:** Für eine Vorauszahlung gibt es **keine Rechnung.** Sie wird nur als Zahlungsbetrag verbucht. Wenn Klienty einen Beleg möchte, kannst du im Bereich **Finanzen** ein **Tx-Beleg** (Transaktionsbeleg) erstellen und ausdrucken. Eine Zahlung, die zu einer bestehenden Rechnung erfasst wird, ist keine Vorauszahlung. [Embedded content](https://www.youtube-nocookie.com/embed/Y7I7iSGhk5U) **Voraussetzungen:** Vorauszahlungen können immer nur **im Ganzen** einer Rechnung zugeordnet werden - also weder in mehreren Rechnungen noch in Teilbeträgen. Vorauszahlungen und Rechnungen müssen **denselben Steuersatz und den gleichen** Nummernkreis haben und **derselben Akte** zugeordnet sein. Rechnungen, in denen mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen erfasst sind, können nicht mit Vorauszahlungen verrechnet werden. ## Vorauszahlung erfassen Du hast in lemniscus zwei Möglichkeiten, eine Vorauszahlung zu erfassen: **Im Bereich Finanzen** Gehe in den Bereich "Finanzen" und klicke oben rechts auf den Button "**Vorauszahlungen"** -> "Neue Vorauszahlung erfassen" und fülle die Felder aus. - Nummernkreis: Wähle den Nummernkreis, in dem später die zugehörige Rechnung erstellt wird. - Zahlungsart: Wähle zwischen Barzahlung, Überweisung oder Kartenzahlung. - Betrag: Gib den erhaltenen Betrag ein. - Datum: Trage das Zahlungsdatum ein. - Betreff: Hier kannst du eine Notiz für die Finanzbuchung hinterlegen. **Direkt in der Akte** Öffne die Klientyakte und wechsle in den Reiter **Rechnungen**. Dort findest du ebenfalls den Button **Vorauszahlungen**, um die Zahlung zu erfassen. Die weiteren Schritte sind identisch mit der Erfassung über den Bereich Finanzen. **Hinweis zum Steuersatz:** Vorauszahlungen können mit oder ohne Mehrwertsteuer erfasst werden. **Achtung**: Wenn eine Vorauszahlung mit Mehrwertsteuer gebucht wurde, kann sie nur Rechnungen zugeordnet werden, die denselben Steuersatz haben. ## Vorauszahlung einer Rechnung zuordnen Sobald die Leistung erbracht wurde, kannst du die Vorauszahlung einer Rechnung zuweisen. **Schritt-für-Schritt-Anleitung**: 1. Erstelle eine Rechnung und wähle denselben Nummernkreis wie bei der Vorauszahlung. 2. Gehe zu **Zahlungseingang erfassen**. 3. Klicke auf den blauen Button "Vorauszahlung zuordnen". 4. Es erscheint eine Liste aller verfügbaren Vorauszahlungen für diesen Patienten. 5. Wähle die passende Vorauszahlung aus und ordne sie der Rechnung zu. 6. ![](https://cdn.document360.io/5750fed4-ea7a-4277-aeea-9dd034cfa51d/Images/Documentation/17107679724572.png) Falls die Vorauszahlung versehentlich der falschen Rechnung zugeordnet wurde, kannst du das Zuordnen stornieren und wieder als Vorauszahlung verfügbar machen. Nach der Zuordnung siehst du den bereits bezahlten und den noch offenen Betrag - die Vorauszahlung wurde aus der Übersicht entfernt und der Rechnungsstatus angepasst. --- ## Probleme mit Vorauszahlungen ### Zuordnung der Vorauszahlung zu einer Rechnung nicht möglich Wenn der Button "Vorauszahlung zuordnen" im Zahlungsstatusfenster der Rechnung (erreichbar z.B. über das Euro-Zeichen im Termin) nicht angezeigt wird, dann ist eine der [oben genannten](/office/docs/vorauszahlungen-erfassen-und-zuordnen#vorauszahlung-erfassen) Voraussetzungen (Steuersatz, Nummernkreis, Akte) nicht erfüllt. ### Falsche Akte oder falscher Nummernkreis **Falsche Akte**: Im Bereich "Finanzen" kannst du die Vorauszahlung bearbeiten (Blatt-und-Stift-Symbol) und einer anderen Akte zuordnen: - Gehe rechts unten auf "Akte zuordnen" - Wähle die passende Akte - Klicke auf "Aktenzuordnung speichern" - Setze das Häkchen bei "Zahlung ist eine Vorauszahlung" - Speichere die Buchung **Falscher Nummernkreis**: Storniere die Vorauszahlung und buche sie im korrekten Nummernkreis neu ein. ### Unterschiedliche Steuersätze innerhalb der Rechnung Rechnungen, die Positionen mit verschiedenen Steuersätzen (z. B. 0 % und 19 %) enthalten, können nicht mit Vorauszahlungen verrechnet werden. Du kannst diese nur "normal" über das Zahlungsstatusfenster einbuchen. ### Überzahlung Vorauszahlungen müssen **immer vollständig verwendet** werden. **Achtung**: Überschüsse können **nicht** automatisch in eine neue Vorauszahlung umgewandelt werden. Wenn also der Vorauszahlungsbetrag die Rechnungssumme übersteigt (z. B. Rechnung 41 €, Vorauszahlung 50 €), hast du mehrere Möglichkeiten, damit umzugehen. - **Option a): Zahle den Restbetrag wieder aus.** Das Zuordnen einer "zu hohen" Vorauszahlung kann dann Sinn ergeben, wenn man die Überbuchung erstatten (zurückzahlen) möchte. Ordne die Vorauszahlung der Rechnung zu. Der überschüssige Betrag bleibt als **Erstattung** offen. Du kannst ihn **zurückzahlen** (z. B. bar aus der Kasse). Wenn du ihn als Zahlung behältst, gilt die Rechnung als bezahlt, aber der Rest wird nicht übertragen. - **Option b)**: **Erstelle eine Sammelrechnung über mehrere wahrgenommene Termine** und ordne dieser den Vorauszahlungsbetrag zu**.** - **Option c)**: **Storniere die Vorauszahlung und buche sie in kleineren Beträgen neu** ein. Diese kleineren Vorauszahlungen kannst du passend zu den Rechnungen zuordnen. **Bei Buchungen auf Kasse ist das nur mit dem aktuellen Tagesdatum möglich!** ### Rechnungskorrektur Du kannst Zahlungseingänge einer Rechnung nachträglich in eine Vorauszahlung umwandeln. Das kann sinnvoll sein, wenn es bereits einen Zahlungseingang zu einer Rechnung gab, die du stornieren und neu anlegen möchtest. Unser Hilfeartikel dazu: [Geldeingang zu falscher Rechnung verbucht.](/office/docs/geldeingang-zu-falscher-rechnung-verbucht) ## Rechnungsbetrag und offener Betrag auf der Rechnung Der Rechnungsbetrag ändert sich nicht, wenn ein Teil der Rechnung bezahlt wurde. Der Text der E-Mail an Klienty kann aber entsprechend angepasst werden, so dass der noch zu zahlende Betrag dort ausgewiesen wird. In die Standard-[Textvorlage](/office/docs/textvorlagen-anpassen) "Rechnung/Quittung - Anschreiben (E-Mail)" unter *unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Textvorlagen* ist folgender Text eingefügt: ```plaintext Bitte den offenen Betrag von ${(offenerbetrag)?string["#,##0.00"]} ${waehrung} innerhalb von ${zahlungsziel} Tagen auf unten genanntes Konto überweisen. ``` --- ### Vorherige Versionen des Videos Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts, frühere Versionen findest du hier: - 04.2020 - Link: [https://youtu.be/QxARTwvOZeY](https://youtu.be/QxARTwvOZeY) - 03.2023 - Link: [https://youtu.be/PVNeRClk_gQ](https://youtu.be/PVNeRClk_gQ) - 05.2023 - Link: [https://youtu.be/H8MNkJ0mXwk](https://youtu.be/H8MNkJ0mXwk) - 10.2024 - Link: [https://youtu.be/4hYho2TM0_w](https://youtu.be/4hYho2TM0_w) Ein Nummernkreis definiert in lemniscus, wie fortlaufende Nummern erzeugt werden – beispielsweise für Rechnungen, Belege oder andere Dokumente. Jede erzeugte Nummer ist eindeutig und folgt einer festgelegten Struktur. Typischerweise enthält ein Nummernkreis: - einen Startwert - eine laufende Zählung - optionale Präfixe oder Jahreszahlen - Regeln für das Format der Nummer Beispiele: - `RE-2026-000123` - `PRIVAT-240045` - `STANDORT2-00117` In lemniscus dienen Nummernkreise jedoch nicht nur der Nummernvergabe, sondern auch der organisatorischen Trennung von Finanzbereichen. Man kann sie sich wie getrennte „Schubladen“ vorstellen: - unterschiedliche Standorte - verschiedene Therapeutys - getrennte Firmen oder Abrechnungsbereiche - eigene Buchhaltungskreise Dadurch lassen sich Finanzdaten sauber voneinander abgrenzen, ohne dass Nummern kollidieren oder Vermischungen entstehen. Ein eigener Nummernkreis kann also gleichzeitig eine technische Nummernlogik und eine organisatorische Finanztrennung darstellen.