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title: "Automatische Geburtstagsgrüße per E-Mail verschicken"
slug: "automatische-geburtstagsgrüße-per-e-mail-verschicken"
updated: 2026-06-08T10:25:00Z
published: 2026-06-08T10:25:00Z
canonical: "helpdesk.lemniscus.de/automatische-geburtstagsgrüße-per-e-mail-verschicken"
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> ## Documentation Index
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# Automatische Geburtstagsgrüße per E-Mail verschicken

> [!WARNING]
> Voraussetzung: Ab **L-Abo** verfügbar.

Mit der Geburtstagsgruß-Funktion kannst du Klientys automatisch zum Geburtstag gratulieren - direkt aus lemniscus.

Dafür musst du sie zuerst im Aktentyp freigeben und dann in jeder einzelnen Akte aktivieren.

In diesem Artikel erfährst du, wie du den Geburtstagsgruß einrichtest, den Text anpasst und was du rechtlich beachten solltest.

## Geburtstagsgruß aktivieren - so geht`s

Damit die E-Mail automatisch verschickt wird, braucht es drei Dinge:

- Der Geburtstagsgruß muss **im Akten-Typ erlaubt** sein.
- Er muss **in jeder einzelnen Akte aktiviert** werden.
- In der Akte muss das **Geburtsdatum** hinterlegt sein.

### 1. Im Aktentyp freigeben

-> ***Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Akten-Typen"***

Aktiviere im gewählten Aktentyp die Option "Geburtstagsgruß erlauben". Dadurch wird die Einstellung in den einzelnen Akten erst möglich. ![](https://cdn.document360.io/5750fed4-ea7a-4277-aeea-9dd034cfa51d/Images/Documentation/20701649820444.png)

### 2. In der Akte aktivieren

**-> Stammdaten der Akte bearbeiten -> Reiter "Kontaktdaten" -> unten rechts Haken bei "Geburtstagsgruß verschicken" setzen.**

![](https://cdn.document360.io/5750fed4-ea7a-4277-aeea-9dd034cfa51d/Images/Documentation/24285605551004.png)

- Geburtstagsgrüße gehen nur raus, wenn die Akte den Status "**aktiv**" hat.
- Die Mail geht an die **in der Akte hinterlegte E-Mail-Adresse** - nicht an Benachrichtigungsempfängys.
- Ist **keine E-Mail-Adresse** eingetragen, lässt sich der Geburtstagsgruß **nicht aktivieren**.
- Eine Aktivierung für **mehrere Akten gleichzeitig** ist **nicht möglich.** Der Grund: Für jede Akte muss eine dokumentierte Einwilligung vorliegen, dass solche nicht-terminbezogenen Nachrichten verschickt werden dürfen.
- Eine Deaktivierung für **alle Akten eines bestimmten Typs** ist möglich. Entferne dafür einfach die grundsätzliche Erlaubnis im entsprechenden Aktentyp - dann wird der Versand überall abgeschaltet.

## Wann wird die Mail verschickt?

- Am Geburtstag - irgendwann **zwischen 13 und 18 Uhr**.
- Einmalig - keine Wiederholung.
- Klientys mit Geburtsdatum 29. Februar erhalten den Gruß am 28. Februar.

## Textvorlage anpassen

-> ***Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen"* ->** "**(Autom) Geburtstagsgruß (E-Mail)**"

Hier gestaltest du den Geburtstagsgruß ganz nach [deinen Wünschen](/office/docs/textvorlagen-anpassen).

- Die Vorlage erkennt automatisch, ob du in der Akte "Du" oder "Sie" eingestellt hast.
- Du kannst nur **eine zentrale Vorlage** pflegen. Individuelle Texte pro Klienty sind nicht möglich.

## Wer bekommt Geburtstagsgrüße und wer nicht?

### Steuerung über den Akten-Status

Geburtstagsgrüße werden nur an Akten mit dem Status "aktiv" verschickt.

Das bedeutet: Sobald du eine Akte auf "inaktiv" setzt, wird der Versand automatisch gestoppt.

Tipp: Wenn du sicherstellen willst, dass keine Grüße mehr an ehemalige Klientys rausgehen, setze die Akte am Ende der Behandlung auf "inaktiv".

### Steuerung über die Akten-Typen

In den Einstellungen des Aktentyps kannst du festlegen, ob der Geburtstagsgruß dort **grundsätzlich erlaubt** ist - etwa für Coaching, aber nicht für Psychotherapie.

Diese Einstellung wirkt wie ein Filter: Nur wenn der Aktentyp es erlaubt **und** die einzelne Akte aktiviert wurde, wird der Gruß verschickt.

Wechselt ein Klienty z. B. von Coaching in eine psychotherapeutische Behandlung, wird der Versand der Geburtstagsgrüße automatisch deaktiviert - weil im neuen Aktentyp keine Grüße erlaubt sind. Du musst sonst nichts tun.

## Was du rechtlich wissen solltest

Unsere Hinweise stellen **keine Rechtsberatung** dar. Für verbindliche Einschätzungen empfehlen wir die Rücksprache mit einem **Berufsverband** oder einer **spezialisierten rechtsanwaltlichen Beratung** – insbesondere bei sensiblen Konstellationen wie psychotherapeutischen Praxen.

### Geburtstagsgrüße sind Werbung

Auch wenn sie gut gemeint sind: Geburtstagsgrüße zählen rechtlich als **elektronische Werbung**.

Deshalb gilt:

- Du brauchst eine **ausdrückliche, freiwillige und dokumentierte Einwilligung**. Diese muss jederzeit widerrufbar sein.
- In der Mail ist ein **Abmeldelink** enthalten - damit können Klientys die **Grüße gezielt abbestellen**, ohne nur deswegen auf alle anderen Mitteilungen und Benachrichtigungen zu verzichten.

### Berufsrechtliche Einschränkungen

In manchen Fachbereichen - z. B. Psychotherapie - kann es Regeln geben, die eine Kontaktaufnahme nach der Behandlung verbieten.

Frag im Zweifel bei deinem Berufsverband oder einer spezialisierten Kanzlei nach, ob neutrale Nachrichten wie Geburtstagsgrüße betroffen sein können.

**Und zum Schluss:**

Der Geburtstagsgruß ist kein Newsletter. Für Newsletter, Aktionen & Co. brauchst du aus Datenschutzgründen ein echtes Newsletter-Tool. Mehr dazu in unserem Hilfeartikel [Newsletter, Rundmails an Klientys & Co.](/office/docs/newsletter-rundmails-an-klientys-co)