Das Anlegen, Bearbeiten, Stornieren und Löschen von Zahlungseingängen und Finanzbuchungen unterliegt bestimmten Einschränkungen, d.h. es sind nicht immer alle Operationen erlaubt oder es sind nicht alle Informationen verfügbar/änderbar.
Dies kann verschiedene Gründe haben:
- Rechtliche Beschränkungen durch GoBD, KassenSichV o.ä.
- Verhinderung offensichtlicher Fehlbuchungen
- Technische Beschränkungen durch Integrationen (z.B. SumUp)
- Technische Beschränkungen von Finanz-Export-Formaten (z.B. Datev)
Solche Einschränkungen können dazu führen, dass Bereiche der Oberfläche ausgeblendet oder deaktiviert werden. Die nachfolgenden Beschreibungen sollen dabei erklären, warum bestimmte Eigenschaften nicht sichtbar oder änderbar sind.
Allgemeine Einschränkungen
- Netto- und MwSt-Betrag müssen die gleichen Vorzeichen besitzen, d.h. der MwSt-Betrag darf nicht negativ sein, wenn der Netto-Betrag positiv ist und umgekehrt. Der MwSt-Betrag darf unabhängig vom Netto-Betrag allerdings immer 0 sein.
- Der Netto-Betrag darf nicht 0 sein. Der MwSt-Satz einer Buchung mit MwSt-Anteil aber ohne Netto-Betrag ist nicht berechenbar. Außerdem gibt es Einschränkungen bei TSE und Datev-Export, welche solche Konstellationen nicht erlauben.
- Der Netto-Betrag einer Buchung darf nicht kleiner sein, als der MwSt-Betrag. Ansonsten würde sich daraus ein Steuersatz von über 100% ergeben.
- Die Richtung des Geldflusses (Vorzeichen der Beträge), Ergebnisrelevanz/Ergebnisneutralität sowie die Markierung als Erstattung von Buchungen kann nicht nachträglich geändert werden
Buchungen auf Kasse
Buchungen auf die Kasse unterliegen den Beschränkungen eines elektronischen Kassenbuches. Hierdurch entstehen folgende Einschränkungen:
- Pflicht tagesaktueller Auszeichnungen, d.h. eine Buchung in die Vergangenheit ist nicht möglich
- Buchungen auf Kasse können nicht gelöscht werden, nur das Stornieren ist möglich
- Negative Buchungen oder Stornos von Buchungen auf die Kasse sind nur dann erlaubt, wenn der Kassenbestand hierdurch nicht negativ wird, da es nicht möglich ist, mehr Geld aus der Kasse zu entnehmen, als die Kasse an Bargeld enthält
TSE
In der TSE (Technische SicherheitsEinrichtung nach KassenSichV) werden alle Vorgänge von Vor-Ort-Zahlungen (Kasse, EC) fälschungssicher und nachvollziehbar protokolliert. Hierdurch ergeben sich verschiedene Beschränkungen:
- Buchungen mit TSE sind nicht löschbar, da der zugehörige Eintrag in der TSE nicht rückabgewickelt werden kann, das Stornieren solcher Buchungen ist allerdings möglich
- Die Änderung des Buchungsdatums ist nicht möglich
Buchungen mit zugeordneter Rechnung
Durch die Zuordnung einer Rechnung zu einer Buchung oder durch das Verbuchen eines Zahlungseinganges für eine Rechnung ergeben sich folgende Einschränkungen:
- Die Patientyakte der Buchung ist nicht änderbar und wird auf die Patientyakte der Rechnung festgelegt
- Das Hochladen von Dateianhängen an solche Buchungen ist nicht möglich. Der Export im Datev XML Format unterstützt nur die Übertragung eines Dokumentes pro Buchung. Das übertragene Dokument von Buchungen, die einer Ausgangs-Rechnung in lemniscus zugeordnet sind ist die Ausgangs-Rechnung selbst. Weitere Dokumente können dem Steuerberater oder der Steuersoftware nicht übergeben werden.
Vorauszahlungen
Vorauszahlungen dienen zur späteren Zuordnung zu Rechnungen, wodurch sich folgende Einschränkungen ergeben:
- Das Hochladen von Dateianhängen zu Vorauszahlungen ist nicht möglich, da dies die spätere Zuordnung zu Rechnungen verhindern würde
- Vorauszahlungen können nicht als ergebnisneutral oder Erstattung markiert werden
Buchungen mit Dateianhang
Buchungen mit Dateianhang:
- können keiner Rechnung zugeordnet werden
- können nicht als Vorauszahlung markiert werden
Stornierte Buchungen
Wurde eine Buchung storniert, dann unterliegt die Buchung folgenden Einschränkungen:
- Die Buchung kann nicht erneut storniert werden
Storno-Buchungen
Buchungen, die durch das Stornieren anderer Buchungen entstanden sind, sind fest an die stornierte Buchung gebunden, wodurch die Bearbeitung beschränkt ist:
- Die zur Buchung zugeordnete Rechnung/Patientyakte/Finanzkategorie kann nicht geändert werden. Die Rechnung/Patientyakte/Finanzkategorie wird automatisch konsistent zur stornierten Buchung festgelegt. Eine Änderung ist nur über die stornierte Buchung möglich. Dies stellt sicher, dass sich beide Buchungen in den Salden von Rechnungen/Patientyakten ausgleichen.
- Storno-Buchungen können nicht storniert werden. In wenigen Fällen (z.B. Buchungen, die von Kontoumsätzen importiert wurden) ist allerdings die Löschung der Storno-Buchung möglich. In allen anderen Fällen muss eine neue, unabhängige Buchung erstellt werden.
SumUp-Buchungen
Automatisch von der SumUp-Schnittstelle erstellte Buchungen unterliegen verschiedenen Einschränkungen, um die Konsistenz der Daten zu gewährleisten und die automatische Verarbeitung von Auszahlungen zu ermöglichen:
- Die Zuordnung zu ein Patientyakte/Rechnung kann für SumUp Auszahlungen/Gebühren/Erstattungen nicht manuell geändert werden, da die betreffenden Buchungen automatisch konsistent zum betreffenden Zahlungseingang gehalten werden
- Das Stornieren oder Löschen von SumUp-Buchungen ist nicht möglich
Vom SumUp-Zahlungseingang kann allerdings die SumUp Transaktionsnummer entfernt werden. Hierdurch wird die Transaktionsnummer auch von allen zugehörigen Auszahlungen/Gebühren/Erstattungen entfernt. Achtung: Diese Operation kann nicht rückgängig gemacht werden.
Hierdurch ist die vollständige manuelle Bearbeitung, Stornierung und ggf. Löschung möglich.
Ergebnisneutrale Buchungen
Ergebnisneutrale Buchungen können im Gegensatz zu ergebnisrelevanten Buchungen bestimmten Konstellationen nicht abbilden:
- Ergebnisneutrale Buchungen können keine Erstattungen sein
- Ergebnisneutrale Buchungen können keine Vorauszahlungen sein
Buchungen mit mehreren MwSt-Sätzen
Wird ein Zahlungseingang für eine Rechnung verbucht, welche Leistungen mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen enthält, dann wird die Information der MwSt-Zusammensetzung auch in der Buchung protokolliert. Hierdurch ergeben sich folgende Einschränkungen:
- Solche Buchungen können einer Rechnung nur zugeordnet werden, wenn die Rechnung die selbe Gesamtsumme und die selbe Zusammensetzung von Teilbeträgen pro MwSt-Satz beinhaltet. Eine nachträgliche Aufteilung der MwSt-Teilbeträge ist nicht möglich, da diese Aufteilung auch in der TSE festgeschrieben ist.
- Solche Buchungen dürfen nicht in eine Vorauszahlung umgewandelt werden. Aktuell wird die Liste der Vorauszahlungen bei der Zuordnung zu einer Rechnung nur bei eindeutigen MwSt-Sätzen angeboten. Eine Vorauszahlung mit gemischten MwSt-Sätzen würde hier nie auftauchen.