Einschränkungen bei Finanzbuchungen

Beim Anlegen, Bearbeiten, Stornieren und Löschen von Zahlungseingängen und Finanzbuchungen in lemniscus gibt es bestimmte Einschränkungen. Diese Einschränkungen sorgen dafür, dass rechtliche Vorgaben eingehalten werden, Fehlbuchungen vermieden werden und technische Integrationen reibungslos funktionieren.

Dies kann verschiedene Gründe haben:

• Rechtliche Vorgaben

  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern)
  • KassenSichV (Kassensicherungsverordnung)

• Fehlbuchungsschutz

  • Verhinderung von Buchungen mit logischen Fehlern, z.B. negative Steuerbeträge bei positiven Netto-Beträgen.
• Technische Einschränkungen
  • Durch Integrationen wie SumUp oder Exportformate wie DATEV.

Solche Einschränkungen können dazu führen, dass Bereiche der Oberfläche ausgeblendet oder deaktiviert werden. Die nachfolgenden Beschreibungen sollen dabei erklären, warum bestimmte Eigenschaften nicht sichtbar oder änderbar sind.

 

Allgemeine Einschränkungen

Spezielle Einschränkungen

Buchungen mit zugeordneter Rechnung

Buchungen auf Kasse

TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)

Vorauszahlungen

Buchungen mit Dateianhang

Stornierte Buchungen

Storno-Buchungen

SumUp-Buchungen

Ergebnisneutrale Buchungen

Buchungen mit mehreren MwSt-Sätzen

 

Allgemeine Einschränkungen

• Netto- und MwSt-Betrag müssen das gleiche Vorzeichen haben

  • Beispiel: Ein positiver Nettobetrag darf nicht mit einem negativen MwSt-Betrag kombiniert werden - und umgekehrt. Der MwSt-Betrag darf unabhängig vom Netto-Betrag allerdings immer 0 sein.
    
    

• Netto-Betrag darf nicht 0 sein

  • Ein MwSt-Satz kann nicht berechnet werden, wenn kein Netto-Betrag vorhanden ist.
    Außerdem gibt es Einschränkungen bei TSE und Datev-Export, welche solche Konstellationen nicht erlauben.
    
    

• Netto-Betrag darf nicht kleiner als der MwSt-Betrag sein

  • Dies würde zu einem Steuersatz von über 100 % führen, was nicht zulässig ist.
    
    

• Nachträgliche Änderungen sind eingeschränkt

  • Die Richtung des Geldflusses (Vorzeichen der Beträge), die Ergebnisrelevanz/Ergebnisneutrallität sowie die Markierung als Erstattung von Buchungen und Zahlungseingängen können nachträglich nicht geändert werden.
    
    

Spezielle Einschränkungen

Buchungen mit zugeordneter Rechnung

Durch die Zuordnung einer Rechnung zu einer Buchung oder durch das Verbuchen eines Zahlungseinganges für eine Rechnung ergeben sich folgende Einschränkungen:

• Die Akte der Buchung ist nicht änderbar.
  Die Buchung ist fest mit der zu einer bestimmten Akte gestellten Rechnung verbunden.
• Keine zusätzlichen Dateianhänge möglich
  Der DATEV-Export erlaubt nur ein Dokument pro Buchung (die zugehörige Rechnung).
  Weitere Dokumente können Steuerberaty oder der Steuersoftware nicht übergeben werden.
  
  

Buchungen auf Kasse

Buchungen auf die Kasse müssen die Vorgaben eines elektronischen Kassenbuches erfüllen:

• Keine Buchungen in die Vergangenheit
  Buchungen müssen tagesaktuell sein.

• Löschen nicht möglich
  Kassenbuchungen können nur storniert, aber nicht gelöscht werden.

• Keine negativen Kassenbestände
  Stornos sind nur erlaubt, wenn der Kassenbestand dadurch nicht ins Minus rutscht.
  
  

TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)

Die TSE protokolliert alle Vor-Ort-Zahlungen (Kasse, EC) fälschungssicher und nachvollziehbar:

• Buchungen mit TSE können nicht gelöscht werden
  Nur Stornierungen sind möglich.

• Änderung des Buchungsdatums nicht möglich
  Einmal erfasste Daten bleiben unveränderbar.
  
  

Vorauszahlungen

Vorauszahlungen sind spezielle Buchungen, die später einer Rechnung zugeordnet werden:

• Keine Dateianhänge möglich
  Dies würde die spätere Zuordnung verhindern.

• Nicht als ergebnisneutral oder Erstattung markierbar
  Vorauszahlungen müssen einnahmerelevant bleiben.
  
  

Buchungen mit Dateianhang

Wenn eine Buchung einen Dateianhang hat:

• Keine Verknüpfung mit Rechnungen möglich
  Solche Buchungen können keiner Rechnung zugeordnet werden

• Nicht als Vorauszahlung markierbar
  
  

Stornierte Buchungen

• Stornierte Buchungen können nicht erneut storniert werden.
  Ein Storno kann also nicht doppelt storniert werden. Wenn eine Buchung irrtümlich storniert wurde, muss eine neue, manuelle Buchung erstellt werden, um den Fehler zu korrigieren.
  
  

Storno-Buchungen

Buchungen, die durch das Stornieren anderer Buchungen entstanden sind, sind fest an die ursprüngliche, stornierte Buchung gebunden und übernehmen viele ihrer Eigenschaften:

• Die zur Storno-Buchung zugeordnete Rechnung, Akte und Finanzkategorie können nicht geändert werden.
  Diese Informationen werden automatisch von der stornierten Buchung übernommen, um sicherzustellen, dass sich beide Buchungen in den Salden korrekt ausgleichen.
• Storno-Buchungen können nicht storniert werden, da dies zu inkonsistenten Buchungssalden führen würde.
  
  In einigen wenigen Fällen – etwa bei Buchungen, die von Kontoumsätzen importiert wurden – kann die Storno-Buchung gelöscht werden. Das ist sinnvoll, wenn zum Beispiel ein Fehler beim Bankimport passiert ist.
  
  In Fällen, in denen eine Storno-Buchung irrtümlich erstellt wurde und nicht gelöscht werden kann, musst du eine neue, unabhängige Buchung anlegen, um den Fehler auszugleichen.
  
  

SumUp-Buchungen

Automatisch von der SumUp-Schnittstelle erstellte Buchungen unterliegen verschiedenen Einschränkungen, um die Konsistenz der Daten zu gewährleisten und die automatische Verarbeitung von Auszahlungen zu ermöglichen:

• Keine manuelle Änderung von Zuordnungen zu Akten oder Rechnungen
  Buchungen zu SumUp-Auszahlungen/-Gebühren/-Erstattungen werden automatisch konsistent zum betreffenden Zahlungseingang gehalten.
• Stornieren oder Löschen nicht möglich
  
  

Transaktionsnummer entfernen

Wenn du die Transaktionsnummer vom SumUp-Zahlungseingang entfernst, wird sie auch von allen zugehörigen Auszahlungen/Gebühren/Erstattungen entfernt. 

Hierdurch ist die nachträgliche Bearbeitung, Stornierung und ggf. Löschung möglich.

Ergebnisneutrale Buchungen

• Ergebnisneutrale Buchungen können keine Erstattungen darstellen.
• Ergebnisneutrale Buchungen können keine Vorauszahlungen sein.
  
  

Buchungen mit mehreren MwSt-Sätzen

Wird ein Zahlungseingang für eine Rechnung verbucht, welche Leistungen mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen enthält, dann wird die Information der MwSt-Zusammensetzung auch in der Buchung protokolliert. Hierdurch ergeben sich folgende Einschränkungen für solche Buchungen:

• können einer Rechnung nur zugeordnet werden, wenn die Rechnung die selbe Gesamtsumme und die selbe Zusammensetzung von Teilbeträgen pro MwSt-Satz beinhaltet.
  Eine nachträgliche Aufteilung der MwSt-Teilbeträge ist nicht möglich.
• dürfen nicht in eine Vorauszahlung umgewandelt werden.
  Aktuell wird die Liste der Vorauszahlungen bei der Zuordnung zu einer Rechnung nur bei eindeutigen MwSt-Sätzen angeboten. Eine Vorauszahlung mit gemischten MwSt-Sätzen würde hier nie auftauchen.