Doctolib-Datenübernahme

Beim Wechsel von Doctolib auf lemniscus kann ein Patienty- und/oder Termin-Export aus Doctolib in lemniscus importiert werden.

Export aus Doctolib

Der Export findet sich in Doctolib unter Einstellungen -> Weitere Einstellungen -> Patientendaten im Reiter Exporte. Dort kann ausgewählt werden, ob Patientendaten oder die Terminhistorie exportiert werden soll.

Bei Patientendaten muss bei Format das erste, mit den meisten Attributen, ausgewählt werden.

Bei Terminhistorie muss der Zeitraum, in dem die Termine liegen, angegeben werden.

Bei Export Formats muss Microsoft Excel (XLSX) ausgewählt werden.

Nach dem Ausführen von Datei exportieren erscheint die herunterladbare Datei in der Liste der Exporte auf der gleichen Seite. Unter Umständen muss man die Liste neu laden, damit der Eintrag erscheint.

Die Patienty-Exportdatei heißt normalerweise export_patients-part-1.xlsx. Für den Import in lemniscus ist es notwendig, dass der Dateiname mit export_patients beginnt.

Die Termine-Exportdatei heißt normalerweise export_rdv_<Beginn Zeitraum>-<Ende Zeitraum>.xlsx, z.B. export_rdv_2022-10-01-2022-10-31.xlsx. Für den Import in lemniscus ist es notwendig, dass der Dateiname zumindest mit export_rdv beginnt.

Exportierte Termine enthalten auch Patientydaten, aber nicht mit allen Attributen, die der Patientydaten-Export enthält.  D.h. es reicht nicht, nur die Termine zu exportieren und in lemniscus einzuspielen. 

Exportierte Termine können Patientys enthalten, die nicht in den exportierten Patientys enthalten sind. Nach dem Hochladen sind solche Patienty an Zeilennummern > 1000 zu erkennen. Beispielsweise hat ein Patienty, der nicht im Patientyexport ist und für den erstmals in Zeile 38 der Termine-Exportdatei ein Eintrag ist, die Zeilennummer 1038.

Import in lemniscus

Der Import wird aufgerufen unter: Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Doctolib Datenübernahme.

Bereinigen von fehlenden Patientyattributen und Terminkollisionen

Sollen beide Doctolib-Exportdateien, Patientys und Termine, in lemniscus importiert werden, müssen sie zusammen in eine zip-Archivdatei mit beliebigem Namen gepackt werden. Hierzu gibt es unter den Stichworten "mehrere Dateien zip-Datei anlegen" auf Google hervorragende Anleitungen, wie dieses auf dem von Dir verwendeten Rechner (Mac, Windows...) geht.

Exportierte Termine enthalten den Namen des Terminkalenders, in den sie eingetragen wurden.  Dies wird für die Zuordnung von importierten Terminen zu lemniscus-Terminkalenderräumen verwendet. 

Die Terminkollisionserkennung und das Anlegen von Terminen versucht, zum Namen des Doctolib-Terminkalenders einen gleichnamigen lemniscus-Raum zu finden. Existiert keine solche Übereinstimmung, wird angenommen, dass der Termin für den ersten Raum des lemniscus-Terminkalenders bestimmt ist.

Sind die Namen von Doctolib-Terminkalendern und lemniscus-Räumen unterschiedlich und es soll einem bestimmten lemniscus-Raum die Termine eines bestimmten Doctolib-Terminkalenders zugeordnet werden, gibt es drei Möglichkeiten:

1. vor dem Export aus Doctolib die Namen der Kalender auf die im lemniscus vergebenen Raumnamen ändern. Die Änderungen werden in Doctolib unter Einstellungen->Terminkalender gemacht.
2. vor dem Import in der Excel-Datei in der Spalte Terminkalender die Doctolib-Terminkalender-Namen auf die im lemniscus vergebenen Raumnamen ändern
3. vor dem Import in lemniscus die Raumnamen auf die Namen der Doctolib-Terminkalender ändern.
   Achtung! Die in lemniscus vergebenen Raumnamen dürfen
   a) keine Kommas enthalten und
   b) insgesamt können in dem Feld "Raumbezeichnungen" maximal 50 Zeichen eingetragen 

Zunächst wird die Datei hochgeladen und auf Inkonsistenzen geprüft, bevor sie in lemniscus importiert werden kann. Nach dem Hochladen der Datei kann sich folgendes Bild bieten:

Die Schaltfläche "Import durchführen" ist grau und kann nicht benutzt werden, solange bei einem Patienty Vor- oder Nachname fehlen oder es zu einer Kollision zwischen einem zu importierenden Termin und in lemniscus bereits vergebenen Terminen kommt.

Diese Fehler werden durch die rote Markierung und der Beschreibung "Fehler" in der Spalte "Status" angezeigt. Durch klicken auf das Kästchen hinter der Spalte mit der Fehlermeldung (Spalte Details) wird eine Ansicht geöffnet, in der im Reiter "Protokoll" eine detaillierte Beschreibung des Fehlers für diese Zeile angezeigt wird.

In unserem Beispiel hat das Patienty in Zeile 7 so einen Fehler. Im Protokoll der Details für dieses Patienty wird dann angezeigt, dass der Fehler in Zeile 3 der exportierten Termine liegt, eine Kollision mit einem schon bestehenden Termin:

Genaueres wird im Reiter Termine  angezeigt.

Es gibt folgende zwei Möglichkeiten falls es durch den Import zu einer Doppelbelegung eines Termins käme:

1. Der in lemniscus bestehende Termin wird gelöscht (falls möglich).
2. Der Termin wird in der zu importierenden Excel-Datei gelöscht vor dem Hochladen.

Eine gelbe Markierung in der Statusspalte bedeutet, dass der gewünschte Raum nicht aus dem Doctolib-Terminplannamen ermittelt werden konnte und daher der erste Raum des lemniscus-Terminkalenders angenommen wurde. Gelbe Markierungen sind nur Warnungen, die aber den Import nicht verhindern. 

In unserem Beispiel hat Zeile 13 eine gelbe Markierung. Im Protokoll der Details des Patienty wird angezeigt:

Im Beispiel hat auch die Zeile 14 eine rote Markierung. Die Ursache ist, dass ein Pflichfeld in der Excel-Datei, hier der Vorname, leer ist.

Wurden alle fehlenden Patientenattribute in der Doctolib-Exportdatei, also der Excel-Liste nachgetragen und alle Terminkollisionen bearbeitet, kann die Datei neu hochgeladen werden. 

Import als bekannter oder neuer lemniscus-Patient

Nach dem Hochladen der Doctolib-Exportdatei wird geprüft, ob die aus Doctolib exportierten Patientys schon in lemniscus bekannt sind.

Wird zu einem Doctolib-Patienten mindestens ein möglicher lemniscus-Patient gefunden, wird in der Spalte B (für Bekannt) eine grüne Markierung angezeigt. Wird kein möglicher lemniscus-Patient gefunden, ist die Markierung grau und der Patient wird beim Import als neuer lemniscus-Patient angelegt.

Die Spalte Z (für Zugeordnet) hat eine grüne Markierung, wenn dem Doctolib-Patienten schon ein bestimmter lemniscus-Patienty zugeordnet werden kann. Dies erfolgt wenn mindestens eine der 3 nachfolgenden Kriterien erfüllt ist:

1. Die Doctolib-Id ist in der Patientyakte in lemniscus bereits vorhanden
2. Die lemniscus-Id ist in der Patientyakte in Doctolib bereits vorhanden
3. Namen (Vor- und Nachname) und E-Mail-Adresse oder Geburtsdaten stimmen in Doctolib und lemniscus überein

Konnte keine eindeutige Zuordnung automatisch erfolgen, ist die Markierung gelb und die Zuordnung kann manuell in der Detailansicht im Reiter "Patienten Stammdaten" vorgenommen werden.

In der oberen Hälfte wird der hochgeladene Doctolib-Patienty angezeigt, in der unteren Hälfte kann ein möglicher lemniscus-Patienty ausgewählt werden. Hier kann auch die Zuordnung zu einem lemniscus Patienty gelöscht werden, indem kein lemniscus-Patienty ausgewählt wird, also durch Auswahl der zwei Striche "--". Dann wird die Spalte Z (Zugeordnet) gelb, da zwar eine mögliche Zuordnung gefunden, aber nicht vorgenommen wurde.

Wird kein lemniscus-Patienty zugeordnet, wird beim Import ein neues Patienty in lemniscus angelegt.

Wird ein in lemniscus bekanntes Patienty importiert, sind die Daten in lemniscus höherwertig als die importierten. D.h. wenn in lemniscus z.B. eine Telefonnummer eingetragen ist, aus dem Import der Doctolib-Datei kommt aber eine andere Telefonnummer, wird die in lemniscus vorhandene Nummer behalten und nicht überschrieben.

Wenn alle Fehler behoben wurden und alle Zuordnungen und Einstellungen wunschgemäß vorgenommen wurden, kann durch Klick auf den Button "Import durchführen" der eigentliche Import ausgelöst werden.

Aus Doctolib übernommene Attribute

Wird ein Patienty durch den Import neu angelegt, werden folgende Attribute übernommen:

Für einen Termin werden folgende Attribute übernommen:

Gibt es für den Termin kein Patienty im Patientyexport, wird aus folgenden Attributen ein Patienty angelegt:

Im Vergleich zum Patienty aus dem Patientyexport fehlen also Geschlecht und Beruf.