Datenübernahme aus Doctolib bei Wechsel zu lemniscus

Wenn du von Doctolib auf lemniscus wechselst, kannst du Akten- und/oder Termine aus Doctolib exportieren und in lemniscus importieren.

Die reguläre Datenübertragung zwischen Doctolib und lemniscus erfolgt über das Zipper-Plugin, wenn ein Termin zur Abrechnung in lemniscus übernommen wird. Mehr dazu unter Doctolib mit lemniscus verbinden.

 

Wichtige Vorbereitungen für den Export

Terminkalender richtig zuordnen

Exportierte Termine enthalten den Namen des Doctolib-Terminkalenders, in den sie eingetragen wurden. Diese Information wird für die Zuordnung zu lemniscus-Räumen genutzt.

Was passiert beim Import?
• Das System sucht nach einem gleichnamigen Raum in lemniscus.
• Falls kein passender Raum gefunden wird, wird der Termin dem ersten Raum in lemniscus zugeordnet.

Falls die Raumnamen in Doctolib und lemniscus nicht übereinstimmen, und du möchtest einem bestimmten lemniscus-Raum die Termine eines bestimmten Doctolib-Terminkalenders zuordnen, kannst du das auf drei verschiedene Arten lösen:

• Option 1 - vor dem Export aus Doctolib:
 Ändere die Namen der Kalender in Doctolib so, dass sie mit den Raumnamen in lemniscus übereinstimmen. (Einstellungen -> Terminkalender)
• Option 2 - vor dem Import in der Excel-Datei: Passe in der Spalte "Terminkalender" die Namen der Doctolib-Kalender an die in lemniscus vergebenen Raumnamen an.
• Option 3 - vor dem Import in lemniscus: Ändere die Raumnamen in lemniscus so, dass sie mit den Namen der Doctolib-Kalender übereinstimmen.

 

Export aus Doctolib

Den Export findest du in Doctolib unter Einstellungen -> Weitere Einstellungen -> Patientendaten -> Reiter "Exporte".
Dort kannst du auswählen, ob du Patientendaten oder die Terminhistorie exportieren möchtest.

• Terminhistorie: Gib den gewünschten Zeitraum an.
• Patientendaten: Wähle das erste Format mit den meisten Attributen.
• Exports Formats: Wähle Microsoft Excel (XLSX).

Nach dem Ausführen von Datei exportieren erscheint die herunterladbare Datei in der Liste der Exporte auf der gleichen Seite. Unter Umständen musst du die Liste neu laden, damit der Eintrag erscheint.

Dateinamen:

Die Patienty-Exportdatei heißt normalerweise export_patients-part-1.xlsx (muss mit export_patients beginnen).

Die Termine-Exportdatei heißt normalerweise export_rdv_<Beginn Zeitraum>-<Ende Zeitraum>.xlsx, z.B. export_rdv_2022-10-01-2022-10-31.xlsx (muss mit export_rdv beginnen).

Hinweise zum Export:

• Exportierte Termine enthalten eingeschränkte Patientydaten.
  Es reicht also nicht, nur die Termine zu exportieren.
• Termine können Patientys enthalten, die nicht im Patienty-Export enthalten sind.
  Diese werden nach dem Hochladen in lemniscus als neue Patientys angelegt. Du erkennst sie Zeilennummern > 1000. Beispielsweise hat eine Akte, der nicht im Patientyexport ist und für den erstmals in Zeile 38 der Termine-Exportdatei ein Eintrag ist, die Zeilennummer 1038.

 

Import in lemniscus

Den Import findest du unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Doctolib Datenübernahme".

Zip-Datei erstellen

Wenn du sowohl Patientys als auch Termine in lemniscus importieren möchtest, müssen diese beiden Dateien in eine gemeinsame ZIP-Datei (mit beliebigem Namen) gepackt werden.

Tipp: Hierzu gibt es unter den Stichworten "mehrere Dateien zip-Datei anlegen" auf Google hervorragende Anleitungen, wie dieses auf dem von Dir verwendeten Rechner (Mac, Windows...) geht.

Datei hochladen und prüfen

Lade die Datei hoch. lemniscus prüft sie auf Inkonsistenzen, bevor der Import durchgeführt wird.

Nach dem Hochladen der Datei kann sich folgendes Bild bieten:

Fehlermeldungen und Korrekturen

In der Spalte "Status siehst du, welche Datensätze in Ordnung sind und wo es Probleme gibt.

Der Button "Import durchführen" (oben rechts) ist grau und kann nicht benutzt werden, solange bei einem Klienty Vor- oder Nachname fehlen oder es zu einer Kollision zwischen einem zu importierenden Termin und in lemniscus bereits vergebenen Terminen kommt.

Grüne Markierung (Ok) -> Import möglich

Rote Markierung (Fehler) -> Import nicht möglich

• Terminkollision mit bestehenden Terminen in lemniscus
• Fehlende Vor- oder Nachnamen

Terminkollision

In unserem Beispiel hat das Patienty in Zeile 7 so einen Fehler.

• Klicke in der Spalte "Details" (ganz rechts) auf das Kästchen neben der Fehlermeldung. Nun öffnet sich eine Ansicht, in der im Reiter "Protokoll" eine detaillierte Beschreibung des Fehlers für diese Zeile angezeigt wird.

Hier siehst du, dass der Fehler in Zeile 3 der exportierten Termine liegt - eine Kollision mit einem schon bestehenden Termin:

Wechsle in den Reiter "Termine", um mehr Details zu erfahren.

Lösung:

1. Entweder du löschst den in lemniscus bestehende Termin
2. oder du löschst den Termin vor dem Hochladen in der zu importierenden Doctolib-Excel-Datei.
   

Fehlende Vor- oder Nachnamen

Im Beispiel hat auch die Zeile 14 eine rote Markierung. Die Ursache ist, dass ein Pflichfeld in der Excel-Datei, hier der Vorname, leer ist.

Lösung: 

Ergänze die Doctolib-Exportdatei vor dem hochladen um den fehlenden Vor- oder Nachnamen.

 

Gelbe Markierung (Warnung) -> Import möglich, aber mit Einschränkungen

• lemniscus konnte den passenden Raum für einen Termin aus dem Doctolib-Terminplannamen nicht eindeutig ermitteln.
• Der Termin wird standardmäßig dem ersten Raum im lemniscus-Kalender zugeordnet.

In unserem Beispiel hat Zeile 13 eine gelbe Markierung. Im Protokoll der Details der Akte wird angezeigt:

Lösung:

Wenn du diese Zuordnung nicht möchtest, korrigiere sie wie oben im Punkt "Terminkalender richtig zuordnen" erläutert.

 

Nach Korrekturen: Exportdatei neu hochladen

Wurden alle fehlenden Patientenattribute in der Doctolib-Exportdatei, also der Excel-Liste nachgetragen und alle Terminkollisionen bearbeitet, kann die Datei neu hochgeladen werden. 

 

Import als bekannte oder neue Akte in lemniscus

Nach dem Hochladen der Doctolib-Exportdatei prüft lemniscus, ob für die aus Doctolib exportierten Patientys bereits Akten in lemniscus existieren.

Das Ergebnis dieser Zuordnung siehst du an den Markierungen unter den Spalten "B" (für "bekannt") und "Z" (für "zugeordnet") ganz rechts in der Liste.

Spalte B:

grün: Mindestens eine passende Akte wurde gefunden.

grau: Keine passende Akte vorhanden ->  Neue Akte wird beim Import angelegt.

 

Spalte Z:

grün: Die Zuordnung ist eindeutig (Doctolib-Patienty kann einer bestimmten Akte in lemniscus zugeordnet werden).

D.h., es ist mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt:

• Die Doctolib-ID ist in der Akte in lemniscus bereits hinterlegt.
• Die lemniscus-ID ist in der Patientyakte in Doctolib vorhanden
• Vor- und Nachname und entweder E-Mail-Adresse oder Geburtsdatum stimmen in Doctolib und lemniscus überein

gelb: Keine automatische Zuordnung -> Manuelle Auswahl erforderlich

 

Falls keine eindeutige Zuordnung erfolgte (gelbe Markierung), kannst du im Reiter "Stammdaten" in den Details das passende Klienty auswählen oder die Zuordnung löschen.

Manuelle Zuordnung in der Detailansicht

Die Detailansicht zeigt die Daten des importierten Doctolib-Patientys in der oberen Hälfte. In der unteren Hälfte kann eine mögliche passende lemniscus-Akte ausgewählt werden.

Falls die vorgeschlagene Zuordnung nicht korrekt ist, kannst du sie löschen, indem du keine Auswahl triffst (statt Name einfach die zwei Striche wählen("--")). In diesem Fall bleibt die Markierung in der Spalte "Z" gelb, da eine mögliche Zuordnung erkannt, aber nicht vorgenommen wurde.

Dann wird beim Import eine neue Akte angelegt.

 

Falls ein in lemniscus bereits bekanntes Patienty importiert wird, gilt:

Die in lemniscus vorhandenen Daten haben Vorrang. Sollte also in lemnsicus eine Telefonnummer hinterlegt sein, aber im Doctolib-Import steht eine andere Nummer, bleibt die Nummer in lemniscus bestehen und wird nicht überschrieben.

Sobald alle Fehler behoben und alle Zuordnungen und Einstellungen vorgenommen wurden, kannst du durch Klick auf den Button "Import durchführen" den eigentlichen Import auslösen.

 

Welche Daten werden übernommen?

Patienty-Attribute

Doctolib	lemniscus	Anmerkungen
gender	Geschlecht	Nur männlich/weiblich/unbestimmt
last_name	Nachname
first_name	Vorname
birthdate	Geburtsdatum
email	E-Mail
phone_number	Handy
secondary_phone_number	Festnetz (Privat)
address	Straße
zipcode	PLZ
city	Stadt
occupation	Beruf
notes	Anmerkungen

 

Termin-Attribute

Doctolib	lemniscus	Anmerkungen
Terminkalender	Raum
Anfangsdatum	Datum für Beginn
Anfang	Uhrzeit für Beginn
Dauer des Termins	Dauer
Terminart	Titel
Notizen	Anmerkungen
Status	Wahrgenommen	Falls Status="Behandelt"

 

Falls der importierte Termin keine zugeordnete Akte hat, wird diese anhand folgender Daten automatisch erstellt:

Doctolib	lemniscus
Vorname der:des Patient:in	Vorname
Nachname der Patientin/des Patienten	Nachname
Geburtsdatum	Geburtsdatum
Mobiltelefon	Handy
Zweittelefon	Festnetz (Privat)
E-Mail der Patientin/des Patienten	E-Mail-Adesse
Adresse	Straße
Postleitzahl	PLZ
Ort	Stadt

Im Vergleich zum vollständigen Patientyexport fehlen hier die Felder Geschlecht und Beruf.