Doctolib mit lemniscus verbinden

Wir bieten eine Doctolib-Integration an, mit der du Termine in Doctolib verwalten und sie dann zur Abrechung in lemniscus übernehmen kannst.

Wichtige Hinweise vorab:

Die Integration wird von Doctolib eingerichtet und betreut.

 

Doctolib und lemniscus - was macht die Integration aus?

Das Angebot von Doctolib, bezogen auf lemniscus, lässt sich wie folgt vereinfacht darstellen:

• Doctolib bietet ein Verzeichnis für Arztys und Therapeutys, in dem man als Therapeuty leicht gefunden werden kann
• Patientys können mit einmal angelegtem Doctolib-Konto sehr bequem Termine buchen

Das sind zwei Dinge, die wir in dieser Größenordnung und in dieser Ausprägung nicht anbieten können. 

In der Kombination von Doctolib mit lemniscus

• findet die Terminierung ausschließlich über Doctolib statt
• führst du die Patienty-Akte in lemniscus
• machst du die Abrechnung in lemniscus
  
  

Voraussetzungen für die Anbindung

• Du bist Doctolib-Kundy.
• Du brauchst ein lemniscus XL- oder XXL-Abo.
• Du bist technisch eingermaßen fit.

Das solltest du wissen:

1. Die Einrichtung und Support werden von Doctolib durchgeführt. Wir von lemniscus bieten keinen Support für deren System (weder für Einrichtung noch für Online-Terminbuchung oder Terminplanung).
2. Die Verbindung zwischen Doctolib und lemniscus funktioniert nur im Browser mit dem Doctolib-Browser-Plugin "Zipper".  Die technischen Anforderungen für das Browser-Plugin werden von Doctolib vorgegeben.
   Sowohl Doctolib als auch lemniscus können in verschiedenen Browsern genutzt werden - die unten aufgeführten Integrations-Aktionen stehen allerdings nur im Browser-Plugin von Doctolib zur Verfügung.
3. Die Terminverwaltung findet ausschließlich in Doctolib statt - lemniscus übernimmt nur fertige Termine zur Abrechung.
   
   

Kommt die Integration von Doctolib und lemniscus für dich in Frage?

Ehe du dich an die Einrichtung machst, informiere dich zunächst in unserem Hilfeartikel zu Einschränkungen und Inkompatibilitäten.

 

Integrations-Aktionen

Doctolib und lemniscus verarbeiten Termine und Patienty-Akten in unterschiedlichen Phasen im täglichen Ablauf in der Praxis. Vereinfacht dargestellt, findet die Terminplanung in Doctolib statt, die Terminabrechnung in lemniscus.

Wie läuft der Übergang von Doctolib zu lemniscus?

Sobald ein Termin abgerechnet werden soll, wird er von Doctolib nach lemniscus übertragen. Dafür gibt es in Doctolib eine Schaltfläche, die das Kopieren des Termins nach lemniscus auslöst.

Wichtig: Damit dieser Kopiervorgang funktioniert, musst du auf beiden Konten (Doctolib und lemniscus) im gleichen, von Doctolib unterstützten Browser angemeldet sein.

Mögliche Aktionen in Doctolib

• Termin in lemniscus öffnen
• Patienty-Akte in lemniscus öffnen

Mögliche Aktionen in lemniscus 

• Terminverlauf eines Patientys in Doctolib öffnen
• Termin in Doctolib vergeben

Einrichtung der Integration

Die Einrichtung wird mit einem Doctolib-Experten durchgeführt. Die folgende Anleitung dokumentiert die notwendigen Schritte auf der lemniscus-Seite.

Schritt 1: Doctolib-Browser-Plugin "Zipper" installieren

Lade das Zipper-Plugin aus dem Doctolib-Setup herunter. Nach der Installation des Plugins sollte die Doctolib-Seite einmal neu geladen werden.

Schritt 2: Integration in lemniscus aktivieren

Die Verknüpfung in lemniscus wird über die Token-Verwaltung durchgeführt.

Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Tokens"

In der Token-Verwaltung muss der Token "Doctolib" aktiviert werden:

• auf den grauen Punkt vor dem Wort "Doctolib" klicken,
• der Schalter wird bei erfolgreicher Verbindung grün.

Falls lemniscus das Browser-Plugin von Doctolib nicht findet, wird eine Fehlermeldung angezeigt. 

Nach erfolgreicher Verbindung wird der Token sowie die Orga-Identifikationsnummer angezeigt. Danach musst du die lemniscus-Seite neu laden.

 

Initiale Datenübergabe

Da die Terminierung ab jetzt über Doctolib läuft, müssen Akten und Termine, die bereits in lemniscus verarbeitet werden, in Doctolib importiert werden:

• Patienty/ Klienty-Akten müssen in Doctolib angelegt werden
• Bereits vereinbarte Termine müssen in Doctolib angelegt werden
• Bereits vereinbarte Termine müssen aus lemniscus gelöscht werden

 

So funktioniert der Export

Die notwendigen Export-Dateien findest du in der Token-Verwaltung.

Empfohlene Vorgehensweise:

1. Export-Dateien erstellen und sichten - ohne die Termine zu löschen
2. Wenn die Dateien die notwendigen Daten beinhalten und verifiziert wurden, den Export mit Löschen der Termine wiederholen.

Das Löschen der Termine in lemniscus kann in Notfällen durch die Kundybetreuung rückgängig gemacht werden - allerdings nur, wenn in der Zwischenzeit keine neuen Termine in lemniscus angelegt wurden. Dies ist nur wenige Tage nach dem Löschen möglich.

Patienty-Akten in lemniscus verwalten

Automatische Synchronisation von Daten

Einige Felder werden zwischen Doctolib und lemniscus automatisch synchronisiert.

In Doctolib gepflegt und automatisch an lemniscus übergeben:

• Telefonnummer
• E-Mail-Adressen

In lemniscus gepflegt und automatisch an Doctolib übergeben:

• Alle anderen Felder (sofern in Doctolib vorhanden)

 

Neue Akten aus lemniscus an Doctolib übertragen

In lemniscus neu erstellte Akten können gezielt an Doctolib übergeben werden.

Setze dazu in den Stammdaten der Akte das Häkchen bei "Doctolib" und speichere.

Übergeben werden die Daten aus den rot umrandeten Feldern:

 

Es ist auch möglich, Akten in lemniscus zu führen, ohne sie an Doctolib zu übergeben. Das ist z.B.  sinnvoll, wenn bestimmte Leistungen nicht über Doctolib terminiert werden sollen.

Falls eine  parallele/strikt getrennte Terminvergabe notwendig ist, muss du Kollisionen über Räume und/oder passend eingestellte Arbeitszeiten in beiden Systemen vermeiden. 

 

Nachträgliche Übertragung einer Akte an Doctolib

Falls eine Akte zunächst nicht an Doctolib übertragen wurde, kann dies auch nachträglich erfolgen.  Setze dazu das Häkchen bei "Doctolib" in den Stammdaten (s.o.) und speichere.

Alternativ kannst du auf das Doctolib-Symbol in der Akte klicken. In diesem Fall wirst du vor der Übertragung gewarnt.

 

Patienty-Akten aus Doctolib in lemniscus übernehmen

Patienty-Akten aus Doctolib können an lemniscus übergeben und ggf. mit in lemniscus bestehenden Akten zusammengeführt werden.

Suche dazu bestehende Patienty-Akten im Feld "Vorschlags-Patient".

Folgende Daten werden von Doctolib an lemniscus übergeben:

• Anrede (nur männlich oder weiblich möglich)
• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Mobilnummer
• Festnetznummer privat
• Straße, PLZ und Ort.

Termine in Doctolib und lemniscus

Wie funktioniert die Terminverwaltung?

• Termine werden ausschließlich in Doctolib verwaltet (erstellt, reserviert, bestätigt, verschoben, gelöscht).
• In lemniscus eingetragene Termine werden nicht an Doctolib übergeben.
• Erst wenn der Termin fertig bearbeitet ist und abgerechnet werden soll, kann er an lemniscus übertragen werden.

Wie funktioniert die Übertragung eines Termins nach lemniscus?

1. Die Patienty-Akte in Doctolib muss mit der Akte in lemniscus verbunden sein.
   Dies muss per Hand angestoßen werden - es gibt keine automatische Verknüpfung.
2. In lemniscus muss der Button "Termin in lemniscus speichern" angeklickt werden, damit der Termin übernommen wird.
   Wichtig: "Patientenakte öffnen" führt nicht zur Übernahme des Termins.

 

 

Diese Daten werden von Doctolib an lemniscus übergeben:

• Patient
• Kalenderspalte
• Besuchsgrund (kann mit Leistungskette verknüpft werden)
• Terminlänge
• Terminanmerkung

Danach kannst du den Termin bearbeiten bzw. im Kalender anzeigen lassen oder den Dialog über das X schließen.

 

Wichtige Hinweise zur Terminverwaltung

• Verschiebungen, Änderungen der Dauer usw. von Terminen müssen in Doctolib erfolgen.
  Du musst die Änderungen aktiv an lemniscus übertragen - es gibt keine automatische Synchronisation.
• Gelöschte Termine in Doctolib werden nicht automatisch in lemniscus gelöscht. 
• Änderungen an Terminen, zu denen im lemniscus bereits eine Rechnung erstellt wurde, werden von lemniscus nicht übernommen.

Benachrichtigungen an Klientys

Terminbestätigungen, Terminerinnerungen und Terminabsage-Informationen erfolgen ausschließlich über Doctolib.

 

Leistungsketten

Wie werden Leistungsketten zugeordnet?

Die Zuordnung von Leistungsketten erfolgt bei der Übertragung von Doctolib-Terminen standardmäßig über den Abgleich des Doctolib "Besuchsgrundes" mit der "Beschreibung" der lemniscus-Leistungskette. Hier müssen die Namen identisch sein (inkl. Groß- und Kleinschreibung).

Beispiel:

Wenn dein Besuchsgrund bei Doctolib "Osteopathie" heißt, dann muss die zugehörige Leistungskette ebenfalls "Osteopathie" heißen (osteopathische Behandlung" würde nicht funktionieren).

Alternative: Synchronisationserkennung verwenden

Fall eine exakte Namensübereinstimmung nicht möglich oder nicht gewünscht ist, kann die Zuordnung auch über eine Synchronisationserkennung erfolgen.

So funktioniert es:

In den Doctolib-Einstellungen unter "Weitere Einstellungen" -> "Schnittstelle" -> "Übereinstimmung der Besuchsgründe" eine Synchronisationserkennung zuweisen.

Diese Kennung muss in den Anmerkungen der Leistungskette in lemniscus hinterlegt sein.

Wichtig: Sobald eine Synchronisationserkennung vergeben wurde, findet die standardmäßige Zuordnung über den Besuchsgrund nicht mehr statt.

 

Empfohlene Vorgehensweise für Synchronisationserkennungen

Verwende ein technisches Präfix (z.B. #) für die Synchronisationskennung, um Verwechslungen zu vermeiden.

Auch bei diesem Abgleich wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt.

Im folgenden Beispiel würde die Leistungskette für einen Besuchsgrund verwendet werden, welchem die Synchronisationskennung "#Osteopathie" zugeordnet ist.

 

Troubleshooting

Verbindung zu Zipper funktioniert nicht?

Aktualisiere zuerst die Doctolib-Seite. Lade anschließend die lemniscus-Seite neu.

Termine erscheinen nicht in lemniscus

Überprüfe, ob die Patienty-Akte mit lemniscus verknüpft ist.

Terminänderungen in Doctolib werden nicht übernommen.

Speichere den Termin erneut aktiv in lemniscus

 

Weiterführende Links:

lemniscus und Doctolib: Einschränkungen und Inkompatibilitäten