Wir bieten eine Doctolib-Integration an, die es Anwendys von Doctolib sehr einfach ermöglicht, in Doctolib terminierte Behandlungen in lemniscus abzurechnen.

Die Kooperation zwischen lemniscus und Doctolib wird durch Doctolib koordiniert und ausgeführt.

Daher musst du unbedingt vorher mit Doctolib die technischen Voraussetzungen und den Ablauf klären, bevor du ggf. auf ein größeres lemniscus XL-Abo wechselst.

 

Falls du diese Möglichkeit in Anspruch nehmen möchtest, musst du

• Doctolib-Kundy sein
• (mindestens) ein lemniscus XL-Abo gebucht haben (bzw. nach dem Gespräch mit Docotlib buchen)
• technisch einigermaßen begabt sein

 

So funktioniert die Kooperation zwischen Doctolib und lemniscus

Das Angebot von Doctolib, bezogen auf lemniscus, lässt sich wie folgt vereinfacht darstellen:

• Doctolib bietet ein Therapeuten/ Ärzte-Verzeichnis, in dem man als Therapeuty gefunden werden kann
• Patientys können mit einmal angelegtem Doctolib-Konto sehr bequem Termine buchen

Das sind zwei Dinge, die wir in dieser Größenordnung und in dieser Ausprägung nicht anbieten können. 

 

In der Kombination von Doctolib mit lemniscus

• findet die Terminierung findet ausschließlich über Doctolib statt
• führst du die Patienty-Akte in lemniscus
• machst du die Abrechnung in lemniscus

 

Eckdaten zur Integration

Einrichtung und Support werden vom Kundendienst Doctolib durchgeführt - wir bieten keinen Support für die Terminplanung, Online-Terminbuchung oder die Einrichtung in Doctolib an. 

Die Verknüpfung kann nur im lemniscus XL-Abo oder XXL-Abo hergestellt werden. Alle anderen lemniscus Abos haben keinen Zugriff auf die Doctolib-Anbindung. 

Die Kommunikation zwischen Doctolib und lemniscus findet ausschliesslich im Browser über ein von Doctolib bereitgestelltes Browser-Plugin statt. Die technischen Anforderungen für das Browser-Plugin werden von Doctolib vorgegeben. Sowohl Doctolib als auch lemniscus können in verschiedenen Browsern genutzt werden, die unten aufgeführten Integrations-Aktionen stehen allerdings nur im Browser-Plugin von Doctolib zur Verfügung.

 

Integrations-Aktionen

Doctolib und lemniscus verarbeiten Termine und Patienty-Akten in unterschiedlichen Phasen im täglichen Ablauf in der Praxis. Vereinfacht dargestellt findet die Terminplanung in Doctolib statt, die Terminabrechnung findet in lemniscus statt.

 

Der Übergang von Doctolib zu lemniscus besteht also darin, einen Termin, sobald dieser abgerechnet werden muss, nach lemniscus zu übertragen. Dafür findet das Therapeuty eine Schaltfläche in Doctolib, die das Kopieren des Termins in lemniscus auslöst. Damit dieser Kopiervorgang stattfinden kann, muss das Therapeuty auf beiden Konten in dem von Doctolib unterstützten Browser angemeldet sein.

Mögliche Aktionen in Doctolib

• Termin in lemniscus öffnen
• Patienty-Akte in lemniscus öffnen

Mögliche Aktionen in lemniscus 

• Terminverlauf eines Patientys in Doctolib öffnen
• Termin in Doctolib vergeben

Einrichtung

Die Einrichtung wird mit einem Doctolib-Experten durchgeführt. Die folgende Anleitung dokumentiert die notwendigen Schritte auf der lemniscus-Seite.

Voraussetzung für die Integration ist die Installation des Doctolib-Browser-Plugins "Zipper". Nach der Installation des Plugins ist eventuell ein Neuladen der Doctolib-Seite notwendig.

 

Integration in lemniscus einschalten

Die Verknüpfung in lemniscus wird über die Token-Verwaltung durchgeführt.

Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Tokens"

In der Token-Verwaltung muss der Token "Doctolib" aktiviert werden (auf den grauen Punkt vor dem Wort "Doctolib" klicken, der Schalter wird bei erfolgreicher Verbindung grün).

 

 

Wenn lemniscus das Browser-Plugin von Doctolib nicht finden kann, wird eine Fehlermeldung angezeigt. 

Wenn alles geklappt hat wird der Token und die Orga-Identifikationsnummer angezeigt. Danach muss die lemniscus-Seite neu geladen werden.

 

 

Initiale Datenübergabe

Da die Terminierung fortan über Doctolib und nicht mehr in lemniscus durchgeführt wird, müssen Patientys und Termine, die bereits in lemniscus verarbeitet werden, in Doctolib importiert werden:

• Patienty/ Klienty-Akten müssen in Doctolib angelegt werden
• Bereits vereinbarte Termine müssen in Doctolib angelegt werden
• Bereits vereinbarte Termine müssen aus lemniscus gelöscht werden

Achtung: Mit der Übergabe an Doctolib werden durch lemniscus keine Termin-Benachrichtigungen mehr geschickt. Alle Absagelinks, die bereits durch Terminbestätigungen verschickt wurden, werden nicht mehr funktionieren.

 

Die notwendigen Export-Dateien sind über die Token-Verwaltung zu erreichen.

Empfehlung: Export-Dateien zunächst ohne löschen der Termine erstellen und sichten. Wenn die Dateien die notwendigen Daten beinhalten und verifiziert wurden, den Export mit löschen der Termine wiederholen.

Das Löschen der Termine in lemniscus kann in Notfällen durch die Kundenbetreuung rückgängig gemacht werden - allerdings nur solange keine neuen Termine in lemniscus angelegt wurden und nur einige Tage nach dem Löschen.

 

 

Daten in der Patienty-Akte

Die Felder Telefonnummern und Emailadresse werden in Doctolib führend gepflegt und automatisch an lemniscus übergeben.

Alle anderen Felder werden wiederum führend in lemniscus gepflegt und ggf. (falls in Doctolib vorhanden) automatisch an Doctolib übergeben.

Achtung: Der automatische Abgleich kann ggf. dazu führen, dass manuelle Änderungen der Informationen im nicht führenden System automatisch und ohne Rückfrage überschrieben werden.

 

Neue Patienty-Akten aus lemniscus können über das Setzen des Hakens "Doctolib" in der Patienty-Akte beim Speichern der Akte an Doctolib übertragen werden.

Übergeben werden die rot umrandeten Felder:

 

Es besteht also durchaus die Möglichkeit, Patienty-Akten in lemniscus zu führen, die nicht an Doctolib übertragen werden. Das ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn bestimmte Leistungen nicht über Doctolib terminiert werden sollen.

 

Achtung: Doctolib kann keine Terminkollisionen über ausschließlich in lemniscus vergebene Termine erkennen. Ist eine parallele/ strikt getrennte Terminvergabe bei Doctolib und lemniscus notwendig, dann muss über Räume und/ oder passend eingestellte Arbeitszeiten in beiden Systemen die Kollisionsfreiheit gewährleistet werden. 

 

Soll eine noch nicht an Doctolib übertragene Akte doch übergeben werden, kann dies durch das Setzen des entsprechenden Hakens in den Stammdaten (s.o.) nachgeholt werden. 

Durch einen Klick auf das Doctolib-Symbol in der Patienty-Akte kann die Übertragung auch ausgelöst werden, in diesem Fall wird der Anwendy gewarnt.

 

 

 

Patienty-Akten aus Doctolib können an lemniscus übergeben und ggf. mit in lemniscus bestehenden Patienty-Akten zusammengeführt werden.

Bestehende Patienty-Akten können im Feld "Vorschlags-Patient" gesucht werden.

Von Doctolib an lemniscus werden folgende Informationen übergeben:
Anrede (nur männlich oder weiblich möglich), Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Mobilnummer, Festnetznummer privat, Straße, PLZ und Ort.

 

 

Termine

Termine werden ausschließlich in Doctolib verwaltet (erstellt, reserviert, bestätigt, verschoben, gelöscht).

In lemniscus eingetragene Termine werden nicht an Doctolib übergeben.

 

Erst wenn der Termin fertig bearbeitet ist und abgerechnet werden soll, sollte die Übergabe an lemniscus erfolgen.

Bevor ein Termin übernommen werden kann, muss die Patienty-Akte in Doctolib mit der Akte in lemniscus verbunden sein. Dieses muss per Hand angestossen werden, es gibt keine Automatik.

Es muss in lemniscus der Button "Termin in lemniscus speichern" angeklickt werden, damit der Termin übernommen wird ("Patientenakte öffnen" führt nicht zur Übernahme des Termins).

 

Von Doctolib an lemniscus werden folgende Informationen übergeben:
Patient, Kalenderspalte, Besuchsgrund (kann mit Leistungskette verknüpft werden), Terminlänge, Terminanmerkung.

 

Danach kann der Termin bearbeitet bzw. im Kalender angezeigt oder der Dialog über das X geschlossen werden.

 

 

Verschiebungen, Änderungen der Dauer usw. von Terminen müssen in Doctolib vorgenommen werden. Die Änderung muss aktiv an lemniscus übertragen werden (keine Automatik).

Werden bereits übergebene Termine in Doctolib gelöscht, erfolgt keine Übertragung der Löschung an lemniscus. 

Änderungen an Terminen, zu denen im lemniscus bereits eine Rechnung erstellt wurde, werden von lemniscus nicht mehr übernommen.

 

Benachrichtigungen an Patientys

Terminbestätigungen, Terminerinnerungen und Terminabsage-Informationen erfolgen ausschließlich über Doctolib.

 

Leistungsketten

Die Zuordnung von Leistungsketten erfolgt bei der Übertragung von Doctolib-Terminen standardmäßig über den Abgleich des Doctolib "Besuchsgrundes" mit der "Beschreibung" der lemniscus-Leistungskette. Hier müssen die Namen identisch sein inkl. Groß- und Kleinschreibung.

 

Alternativ kann die Zuordnung auch explizit gesteuert werden, falls eine identische Benennung nicht möglich oder erwünscht ist. Hierfür ist die Zuordnung einer "Synchronisationskennung" zum Besuchsgrund in den Doctolib-Einstellungen ("Weitere Einstellungen" -> "Schnittstelle" -> "Übereinstimmung der Besuchsgründe") notwendig. In diesem Fall erfolgt die Zuordnung der Leistungskette, wenn die vergebene Synchronisationskennung in der Anmerkung der Leistungskette enthalten ist.

Um eine eindeutige Zuordnung sicherzustellen empfiehlt sich die Verwendung eines technischen Präfixes (z.B. #) für die Synchronisationskennung. Auch bei diesem Abgleich wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt.

Außerdem ist zu beachten, dass nach Vergabe einer Synchronisationskennung der standardmäßige Abgleich (s.o.) nicht mehr erfolgt.

 

Im folgenden Beispiel würde die Leistungskette für einen Besuchsgrund verwendet werden, welchem die Synchronisationskennung "#Osteopathie" zugeordnet ist.

 

 

Bekannte Inkompatibilitäten

Die lemniscus/ Doctolib Anbindung ist nach unserem aktuellem Kenntnisstand in folgenden Situationen/ Szenarien nicht einsetzbar...

• die Funktionalität "Callcenter" in lemniscus wird genutzt (Zipper kann nicht zwischen verschiedenen Praxen wechseln)
• lemniscus oder Doctolib werden ausschließlich auf iPads betrieben, bzw. die Nutzung von Google Chrome oder Mozilla Firefox ist nicht gewollt/ möglich

 

Einschränkungen und Voraussetzungen

Es gelten einige Voraussetzungen für den Einsatz von lemniscus mit Doctolib:

• In lemniscus kann ein Benutzy Zugriff auf mehrere Praxen haben. Dies wird z.B. von Callcentern oder Kalendergemeinschaften verwendet. Die Integration mit Doctolib darf bei Benutzys mit der Möglichkeit zum Praxiswechsel nicht zum Einsatz kommen.
• Auch der Wechsel der lemniscus Praxis oder Doctolib Organisation über Aus- und Einloggen darf im Browser mit aktivem Zipper nicht durchgeführt werden.
• Der Computer, welcher für die Integration zwischen Doctolib und lemniscus verwendet wird, muss auf mitteleuropäische Zeit eingestellt sein. Ansonsten kann es zur Übernahme von falschen Terminzeiten in lemniscus kommen. Es muss beachtet werden, dass Geräte je nach Einstellungen ggf. die Zeitzone automatisch anhand des Aufenthaltsortes festlegen.
• Es ist nicht vorgesehen, eine lemniscus Praxis, welche bereits zuvor mit einer Doctolib Organisation verknüpft war mit einer anderen Doctolib Organisation zu verknüpfen. Die Verknüpfung mit derselben Doctolib Organisation ist allerdings möglich.

Darüber hinaus gelten Einschränkungen bei der Nutzung bestimmter Doctolib Funktionen:

• Doctolib unterstützt die Vergabe mehrerer paralleler Termine. Die Übertragung paralleler Termine (in demselben lemniscus Raum) ist leider nicht möglich.
• Doctolib ermöglicht die Einrichtung mehrerer Kalender (z.B. Standorte) für eine Organisation. lemniscus stellt pro Praxis genau einen Kalender bereit. In beiden Systemen ist die Einrichtung mehrerer Spalten im Kalender möglich. Bei lemniscus sind das die Räume. Die Möglichkeit, mehrere Kalender (z.B. Standorte) in Doctolib zu verwenden ist mit der lemniscus Integration grundsätzlich möglich. Hierbei muss jede Spalte im Doctolib-Kalender  eindeutig einem Raum in lemniscus zugeordnet werden. D.h. eine Doctolib Organisation mit 3 Standorten mit jeweils einer Spalte im Kalender pro Standort kann 3 Räumen in lemniscus zugeordnet werden. Eine Abbildung von Doctolib Standorten über mehrere lemniscus Praxen ist nicht möglich.
• In Doctolib können mehr als 4 Spalten in Kalendern (ggf über mehrere Kalender) definiert werden. Die Gesamtzahl der Spalten, welche zwischen Dotolib und lemniscus zugeordnet werden kann ist auf 4 begrenzt. Dies entspricht der Einschränkung der in lemniscus XL verfügbaren Räume.
• Doctolib kann erweiterte Felder in Patienty-Akten zur Verfügung stellen. Solche können ausschließlich in Doctolib gepflegt werden. Ein Abgleich dieser Felder mit der lemniscus Patienty-Akte ist nicht möglich.

 

Troubleshooting

An dieser Stelle werden wir bekannte Probleme und Lösungen dokumentieren.

 

Verbindung zu Zipper funktioniert nicht

Wenn Zipper nicht erkannt wird hilft es, wenn man zuerst die Doctolib-Seite aktualisiert und danach die lemniscus-Seite.

 

 

TODO

An dieser Stelle sammeln wir noch zu klärende Punkte, die erst während oder nach der Pilotphase geklärt werden können.

• Verschieben und löschen von übernommenen Terminen in lemniscus