E-Mail-Zustellung - Probleme

Es gibt viele Gründe, weshalb eine E-Mail nicht ankommt: von einfachen Tippfehlern bis hin zu Fehlkonfiguration bei E-Mail-Servern kann alles Mögliche dabei sein.

Unser E-Mail-System bekommt technische Nachrichten, wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann. Naja, manchmal bekommt es technische Nachrichten: es kann auch sein, dass ein empfangender Server ganz still eine Nachricht ablehnt. In diesem Fall ist es besonders schwierig nachzuvollziehen, woran es liegen könnte.

Aktuelles

Viele Empfänger sind auf einer internen Suppression-List gelandet - ein Server/ Empfängy hat entweder manuell eine Spam-Beschwerde eingereicht (die Mail wurde vom Patienty als SPAM gemeldet), oder ein Server hat eine Meldung ausgelöst. Einige Server melden eine Mailbox als "nicht erreichbar", was auch dazu führen kann, dass die E-Mail-Adresse auf der Suppression-List landet, obwohl die Mailbox erreichbar ist.

Autoresponder/ automatische Antworten führen zu einem "Transient/ General Bounce" - was ja korrekt und gleichzeitig doof ist, da wir eine technische Benachrichtigung bekommen, die wir wiederum an die Organisation weiterleiten werden. Da wir unsere Benachrichtigungen an die für die interne Kommunikation konfigurierte E-Mail-Adresse schicken, empfiehlt es sich dort eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, für die keine automatische Antwort eingestellt ist.

Automatische Benachrichtigung bei Problemen mit der Zustellung

Sobald wir eine technische Problembenachrichtigung bekommen, schicken wir an die angegebene
E-Mail Adresse für die interne Kommunikation eine entsprechende Benachrichtigung.

In der E-Mail wird die Art des Problems mitgeteilt. Grundsätzlich kann es sich um eines der folgenden Hauptgründe handeln:

Delivery delay: es bestehen technische Probleme bei der Zustellung, aber man hat noch nicht aufgegeben...
Bounce: die E-Mail konnte nicht ausgeliefert werden, ist sozusagen auf dem Weg zum Empfängy irgendwo abgeprallt...
Reject: unser E-Mail-System hat die Nachricht abgelehnt
Complaint: es wird eine Beschwerde (meistens eine SPAM Beschwerde) gemeldet

Welche Gründe kann es für den Bounce / die Blockierung geben?

Bounce kommt aus dem Englischen und heisst soviel wie abprallen, zurückfedern und beschreibt ziemlich genau das, was mit E-Mails passiert, die nicht zugestellt werden können.

Bei den Bounces gibt es noch sogenannte "Unterkategorien", diese werden uns auch gemeldet...

Wichtig:

Wenn die E-Mail Adresse auf der "Suppression-List" gelandet ist, reicht es nicht, sie einfach nur von dieser Liste zu entfernen. In diesem Fall bitte mit dem Empfänger Kontakt aufnehmen. Dieser sollte seine Sicherheitseinstellungen ändern bzw. lemniscus als "kein Spam" kennzeichnen, sonst passiert das Gleiche wieder. Gehen zu viele Complaints für die Absender-Domain ein, wird unsere Reputation beschädigt und auch weitere Programme werden Mails von uns ablehnen. Am Ende kann es dazu kommen, dass niemand mehr von uns Mails empfangen kann.

Deswegen ist es wichtig, dass Empfängery zuerst in seinem Mailprogramm ändert, was zu dem Complaint geführt hat und wir dann die Mail von der Suppression-List nehmen. Ggfs. müsste er mit seinem Mail-Provider sprechen, warum die Mail abgelehnt wurde.

bounceType	bounceSubType	Description
Undetermined	Undetermined	Es konnte kein eindeutiger Grund für die Sperrung festgestellt werden. Das ist eine sehr ungenaue Darstellung des Problems und wir dürfen uns auf ein "Escape-Room"-Ähnliches Problemlösungs-Abenteuer freuen.
Permanent	General	Ein Server ist der festen Überzeugung, dass man diese E-Mail nicht ausliefern können wird. Die E-Mail ist somit "blockiert", Sackgasse, wir kommen nicht weiter. Stimmt die E-Mail-Adresse? Gibt's die noch? So eine Rückmeldung führt automatisch dazu, dass diese E-Mail-Adresse auf der Suppression-List landet, da wir uns die Peinlichkeit ersparen wollen, noch einmal eine Nachricht an diese E-Mail-Adresse zu schicken.
Permanent	NoEmail	Uns wurde mitgeteilt, dass es diese Mailbox nicht gibt. So eine Rückmeldung führt automatisch dazu, dass diese E-Mail-Adresse auf der Suppression-List landet, da wir uns die Peinlichkeit ersparen wollen, noch einmal eine Nachricht an diese E-Mail-Adresse zu schicken.
Permanent	Suppressed	Diese E-Mail-Adresse hat es auf die Suppression-List geschafft - siehe oben. Das ist eine Art Auszeichnung, aber keine besonders positive...
Permanent	OnAccountSuppressionList	Diese E-Mail-Adresse IST auf der Suppression-List - siehe oben. Jeder Versuch an diese E-Mail-Adresse zu schicken wird mit dieser Benachrichtigung quittiert. Wir haben dir in der Mail einen Link geschickt - ein Klick und die E-Mail-Adresse wird aus der Suppression-List genommen, du kannst es also dann wieder versuchen. Die spannende Frage: funktioniert der Versand an die E-Mail-Adresse jetzt? Du wirst die Antwort bekommen, wenn du wieder versuchst, eine Mail an diese Adresse zu schicken.
Transient	General	Es ist etwas schief gegangen, wir glauben aber, dass es sich um ein vorübergehendes Problem handelt. Der Klassiker: eine automatische Abwesenheitsnachricht oder eine automatische Antwort.
Transient	MailboxFull	Die Mailbox des Empfängys quillt über, da geht nichts mehr. Das ist eine sehr sehr peinliche Nachricht ;). Das Problem: die Nachricht kann einfach nicht zugestellt werden. Wenn es also etwas Wichtiges war: hoffentlich hast du auch eine Telefon-Nummer.
Transient	MessageTooLarge	Diese Nachricht werden wir nicht so oft bekommen, da unsere Nachrichten nicht soooo groß sind - es sei denn, sie sind es einmal. Wir kommen an dieser Stelle allerdings erst dann weiter, wenn die Nachricht kleiner wird. Gemeint sind damit übrigens die Anhänge.
Transient	ContentRejected	Der Server hat gemeldet, dass ihm der Inhalt der Nachricht nicht passt. Das muss diese KI sein, von der alle sprechen ;). Wir haben von E-Mail-Servern gehört, die Nachrichten mit verkürzten Links (bit.ly, usw...) grundsätzlich ablehnen.
ContentRejected	AttachmentRejected	Gemeint sind sicher Trojaner oder andere Schädlingsprogramme, die man als Anhang in der E-Mail gefunden hat. Oder Empfängy hat den Empfang bestimmter Anhänge gesperrt (beliebt sind zum Beispiel Excel und Word).