Wenn du in lemniscus ein Kassenbuch führst, kannst du zusätzlich ein sogenanntes Zählprotokoll erstellen. Damit dokumentierst du, wie viel Bargeld sich zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich in deiner Kasse befand.
Das ist vor allem bei Kassen-Nachschauen oder Steuerprüfungen hilfreich, weil du so jederzeit zeigen kannst: "So viel Bargeld war da - und das stimmt mit dem Kassenbuch überein".
Was passiert, wenn ich ein Zählprotokoll speichere?
Ein Zählprotokoll dokumentiert, dass dein gezählter Bargeldbestand exakt mit dem Soll-Bestand im Kassenbuch übereinstimmt. Es wird mit Datum und Uhrzeit festgeschrieben, und das hat Konsequenzen:
- Das Zählprotokoll kann nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
- Das lässt sich auch nicht durch Stornos umgehen.
- Nach dem Speichern sind keine Buchungen mit einem früheren Datum mehr möglich.
Mit diesem Verhalten erfüllt das Zählprotokoll die Anforderungen der Abgabenordnung (§146 AO), laut der Kassenaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen haben. Zusätzlich schreibt das Kassengesetz vor, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten sind.
Mit dem Zählprotokoll erfüllst du diese Anforderungen und machst deine Kasse revisionssicher und prüfungsfest.
Wann ist ein Zählprotokoll sinnvoll?
Du bist nicht verpflichtet, täglich ein Zählprotokoll zu erstellen, aber es kann manchmal sinnvoll sein, z.B.
- bei einem Kassensturz oder Tagesabschluss,
- vor längeren Abwesenheiten,
- wenn du sicherstellen willst, dass Kasse und Bargeld wirklich übereinstimmen.
Wo erstelle ich das Zählprotokoll?
Gehe in den Bereich "Finanzen" und klicke auf den Button "Kasse".
Dort siehst du (außer dem Button "Zählprotokoll") den Soll-Barbestand, also den Betrag laut Kassenbuch.
Die kleinen roten Dreiecke in der Grafik zeigen, dass an dem jeweiligen Tag ein Protokoll gespeichert wurde.
In der Tagesliste findest du Buchungen und solche von dir ausgelösten Ereignisse wie "Kassensturz". Hier kannst du die erstellten Protokolle auch als PDF anzeigen lassen und drucken.
So geht`s
Klicke auf den Button "Zählprotokoll". Es öffnet sich eine neue Maske, in der du die gezählten Scheine und Münzen eingeben kannst. Im Feld "Anmerkungen" hast du die Möglichkeit, einen Kommentar zu hinterlassen, z.B. "Tagesabschluss".
Im obigen Beispiel hätten laut Buchungen 144,00 Euro in der Kasse sein müssen, aber tatsächlich liegt der Barbestand bei 142,10 Euro.
Wenn das Zählprotokoll vom Sollbarbestand abweicht, kannst du an dieser Stelle direkt eine Korrekturbuchung vornehmen (Button "Entnahme buchen" bzw. "Einzahlung buchen").
- Zählmaske mit abweichender Zählung und Korrekturbuchung:
Wichtig: Das Zählprotokoll lässt sich erst dann speichern, wenn der gezählte Betrag exakt mit dem Sollbestand übereinstimmt.
Klicke dazu auf "Zählprotokoll unwiderruflich festschreiben".
Du kannst auch mehrfach am Tag Zählprotokolle erstellen. Sie werden in der Übersicht des Tages mit der Uhrzeit der Erstellung angezeigt und können als PDF angezeigt und gedruckt werden.