Der Umgang mit Kassen zur Erfassung von Bareinnahmen ist stark in den Fokus der Betriebsprüfung geraten. Durch neue gesetzliche Regelungen wurden die Anforderungen stetig verschärft. Bereits nach dem heutigen § 146 AO sind Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Mit dem Kassengesetz gilt, dass nunmehr Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind.
Was ist eine Kassen-Nachschau?
Fangen wir mit einem einfachen Grundsatz an: jede Art der Kassenführung muss Kassensturz-fähig sein. Egal wie die Einzelaufzeichnung stattfindet (die ist immer Pflicht), eine Kassen-Nachschau erfolgt auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern. Sie soll schnell – in nur ca. 20 Minuten – abgewickelt werden können. Eine Auszählung des Kasseninhalts ersetzt keine fortlaufenden Aufzeichnungen und den Nachweis durch den Beleg bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall.
Wichtig!
Die folgenden Informationen zur Kassen-Nachschau sollten gelesen und verstanden werden.
Nach Absprache mit Finanzämtern ist deutlich geworden, dass es nicht "die Kassen-Nachschau" gibt, sondern dass es grundsätzlich abhängig vom Amtsträger und der Absprache mit der Finanzamt-Fachabteilung ist, wie und in welchem Umfang die Nachschau durchgeführt wird.
Daher unsere Empfehlung, auf Nummer sicher zu gehen und die Unterlagen bestmöglich bereitzuhalten.
Wichtig!
Alle Mitarbeiter, die Bareinnahmen annehmen, müssen im Fall einer Kassen-Nachschau geschult sein und wissen, wie sie die benötigten Informationen dem Finanzbeamten ad hoc zur Verfügung stellen.
Hintergrundwissen
Viele Textpassagen haben wir aus Analyse und Berichte, Neues BMF-Schreiben zur Kassen-Nachschau, August 2018 entnommen und durch gesondert gekennzeichnete Anmerkungen ergänzt.
Beginnend mit dem 1. Januar 2018 wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 die Möglichkeit der Durchführung einer Kassen-Nachschau eingeführt. Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO. Daher finden auch die Vorschriften für eine Außenprüfung keine Anwendung.
Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich um ein Kontrollinstrument eigener Art. Sie ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen, insbesondere Kassenaufzeichnungen.
Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
Durchführung
Die Kassen-Nachschau erfolgt unangekündigt durch den Amtsträger während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Die Kassen-Nachschau kann aber auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen schon oder noch gearbeitet wird.
Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen die Amtsträger Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Die Kassen-Nachschau gewährt kein Durchsuchungsrecht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken, Räumen oder Fahrzeugen stellt jedoch noch keine Durchsuchung dar.
Der Amtsträger ist berechtigt, die Kassen und ihre Handhabung in den Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, zu beobachten, ohne dass eine Pflicht zur Vorlage eines Amtsausweises erforderlich ist. Es ist auch keine Mitteilung notwendig, dass eine solche Beobachtung erfolgt. Dies gilt auch für Testkäufe.
Verfahrensdokumentation
Fordert der Amtsträger die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der verwendeten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung an, so sind ihm diese vorzulegen. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen.
Seit der GoBD ist es verpflichtend, eine eigene, auf die Praxisabläufe abgestimmte Verfahrensdokumentation zu führen. Die Erstellung einer solchen Verfahrensdokumentation obliegt dem Steuerpflichtigen, also dem Therapeuten. Für die Prüfung ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.
Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Unsere Anmerkung:
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation endet unserer Meinung nach irgendwo zwischen Rechts- und Steuerberatung - beides sind Tätigkeiten die wir von lemniscus nicht durchführen/ anbieten dürfen.
Digitale Schnittstelle / Datenübergabe / Z3 Datenüberlassung
Werden die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben in elektronischer Form geführt, ist der Amtsträger berechtigt, die Übermittlung dieser Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle zu verlangen oder zu verlangen, dass diese Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden.
Lemniscus bietet dir hierzu den Export im Bereich der Finanzen an, die entsprechenden Daten sind in der Z3 Datenüberlassung enthalten:
Unsere Anmerkung:
Damit die über lemniscus bei der fiskaly TSE gespeicherten Daten auf Anfrage übergeben werden können, solltest du USB-Sticks bereithalten. Natürlich nur, wenn du deine Kassenaufzeichnungen in lemniscus mit fiskaly machst.
Übergang von einer Kassen-Nachschau zur Außenprüfung
Der Amtsträger kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen, wenn ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht. Bei der Entscheidung zum Übergang zu einer Außenprüfung handelt es sich um eine Ermessensentscheidung, die von den Umständen des jeweiligen Einzelfalls abhängt.
Zu welcher Gruppe gehörst du?
Je nachdem, wie die Kassenaufzeichnungen gemacht werden, werden unterschiedliche Dinge nötig.
Gruppe 1: Es werden keine Bareinnahmen in der Praxis angenommen
Gruppe 2: Es werden Bareinnahmen angenommen und manuell aufgezeichnet
Gruppe 1: Es werden keine Bareinnahmen in der Praxis angenommen
In diesem Fall kann durch den Finanzbeamten keine Prüfung stattfinden, da keine Kasse und keine Aufzeichnungen vorhanden sind.
Dieses ist dem Amtsträger so mitzuteilen.
Wir haben noch keine Informationen, ob in dem Fall lediglich die ordnungsgemäße Erfassung von Geschäftsvorfällen geprüft wird. In diesem Fall würde unsere Verfahrensdokumentation als Dokumentation, wie Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden (Terminplan, Patientenakte, Rechnungserstellung, Verwaltung der offenen Posten), dienen.
Gruppe 2: Es werden Bareinnahmen in der Praxis angenommen und manuell aufgezeichnet
Man spricht von einer offenen Ladenkasse dann, wenn keine technische Hilfsmittel eingesetzt und manuelle Einzelaufzeichnungen durchgeführt werden. Sobald technische Hilfsmittel eingesetzt werden (Computerprogramme, Apps, usw.), ist eine TSE Pflicht: es handelt sich dann nicht mehr um eine offene Ladenkasse, sondern um ein elektronisches Kassensystem.
Eine Kassen-Nachschau kann und wird auch für offene Ladenkassen durchgeführt werden. In diesem Fall bitte im Vorfeld eine auf den Praxisbetrieb angepasste Verfahrensdokumentation mit dem Steuerberater ausarbeiten und sicherstellen, dass die Einzelaufzeichnungen korrekt und zeitnah durchgeführt werden.
In Falle einer offenen Ladenkasse gibt es keine Aufzeichnungen in lemniscus, unsere Verfahrensdokumentation dient lediglich als Dokumentation, wie Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden (Terminplan, Patientenakte, Rechnungserstellung, Verwaltung der offenen Posten).
Seit dem 1.10.2020 ist eine Verbuchung von Bareinnahmen ohne den Einsatz einer TSE in lemniscus nicht mehr möglich. Das gilt für alle Kunden, die in lemniscus angeben, ihren Sitz in Deutschland zu haben.
Gruppe 3: Es werden Bareinnahmen in der Praxis angenommen und Zahlungseingänge werden in lemniscus aufgezeichnet
Das Rollout der TSE hat für alle Kunden automatisch in der Nacht zum 1.10.2020 stattgefunden. Seit dem 1.10.2020 ist eine Verbuchung von Bareinnahmen ohne den Einsatz einer TSE in lemniscus nicht mehr möglich. Das gilt für alle Kunden, die in lemniscus angeben, ihren Sitz in Deutschland zu haben.
Seit dem Rollout der TSE ist es in lemniscus nur dann möglich Bareinnahmen aufzuzeichnen, wenn eine TSE gebucht und somit auch aktiviert wurde. In lemniscus ist ein Nummernkreis als Kassensystem zu verstehen. Die Baraufzeichnungen für einen Nummernkreis müssen gesondert aktiviert werden. Es muss also pro Nummernkreis eine TSE gebucht werden, wenn Baraufzeichnungen ermöglicht werden sollen.
Vorbereitung für eine Kassen-Nachschau
Je nachdem, zu welcher Gruppe man gehört, sollte man bestimmte Informationen kennen und bestimmte Unterlagen bereitstellen können.
Fragen, auf die man eine Antwort kennen sollte:
- Welche Zahlungsmittel werden in der Praxis akzeptiert?
- Bar und oder EC oder keines von beiden?
- Welcher Anteil machen die Bareinnahmen in Bezug auf den Gesamtumsatz aus?
- Das ist eine sehr spannende Frage, hier wird der prüfende Amtsträger einschätzen wollen, ob es sich bei der Praxis um einen bargeldintensiven Betrieb handelt. Hier kann es dann sehr spannend werden, ob der Prüfer dann eine Kassenführung (Kassenbuch oder elektronisches Kassensystem) erwarten will. Bitte diesen Sachverhalt DRINGEND mit dem Steuerberater klären.
- Welche Art der Kassenführung wird in der Praxis betrieben?
- Keine, offene Ladenkasse, externes Kassensystem oder lemniscus?
- Wie oft wird ein Kassensturz durchgeführt?
- Ein regelmäßiger Kassensturz ist empfehlenswert. Daher sollte die Durchführung eines Kassensturzes routiniert wirken und, vor allem, Soll (Saldo in lemniscus) und Ist (Bargeldmenge) sollten übereinstimmen! Ein Zählprotokoll kann in lemniscus erstellt werden.
- Warum werden Bareinnahmen akzeptiert?
- Bei Therapeuten ist es üblicherweise so, dass je nach Altersgruppe der Klienten/ Therapeuten das Bezahlen per Rechnung oder EC zunehmend kompliziert geworden ist (nicht jeder hat online Banking, Filialen werden geschlossen, Kartenzahlung wird bei älteren Patienten abgelehnt), und man auf den Service "Barzahlung" kaum noch verzichten kann.
- Wie lange ist lemniscus im Einsatz?
- Über dein Kundendashboard/ Rechnungen kannst du die erste Rechnung als Beleg finden.
- Wie lange wird die fiskaly TSE eingesetzt?
- Auch hier kann der Nachweis am besten mit der Rechnung erbracht werden, in der die fiskaly Einrichtungsgebühren aufgeführt werden.
- Wie werden Belege geführt (digital oder in Papierform)?
- Rechnungen werden in Lemniscus digital geführt (wir sind GoBD zertifiziert...)
- Kassenbelege werden auch digital geführt, können gedruckt oder mit der Rechnung per Mail verschickt werden.
- Wo ist die lemniscus Verfahrensdokumentation?
- Siehe Abschnitt weiter unten...
- eigene Verfahrensdokumentation
- Siehe Abschnitt Verfahrensdokumentation weiter oben
- TSE Daten: DSFinV-K/ TSE Seriennummer/ TSE Zertifikat
Verfahrensdokumentation für lemniscus
Unsere Kunden können jederzeit die lemniscus Verfahrensdokumentation über Finanzen/ Kasse/ Kassen-Nachschau herunterladen und ausdrucken.
Unsere Verfahrensdokumentation dient als allgemeine Dokumentation wie Geschäftsvorfälle (z.Bsp. Terminvergabe, Rechnungserstellung, Zahlungseingänge, Verwaltung der offenen Posten, usw.) aufgezeichnet werden.
Die konkrete Anwendung von lemniscus sollte in einer eigenen Verfahrensdokumentation festgehalten werden, schließlich decken wir mit lemniscus verschiedene Arbeitsabläufe ab.
Bareinnahmen wurden in der Vergangenheit in lemniscus verbucht
Eine Kündigung der TSE ist natürlich möglich - je nachdem, welches Abrechnungsintervall beim Basispaket gewählt wurde, kann entsprechend auch das SchnickSchnack gekündigt werden.
Wir haben noch keine Erfahrungen gesammelt, wie und ob die Finanzämter vergangene, in einer TSE aufgezeichneten Daten überprüfen wollen. Wir empfehlen daher alle Kunden, im Falle einer Kündigung, die Daten der TSE lokal zu sichern, damit ihr zur Not noch Zugriff auf diese Daten habt.
Der Wechsel in den Aufzeichnungen sollte in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden, um sicherzustellen, dass in der Zukunft noch nachvollziehbar ist, was wann wie aufgezeichnet wurde.