Wenn du deine Akten (bzw. Klienty-Stammdaten), Termine und Notizen als Excel-Datei vorliegen hast – zum Beispiel, weil du von einem anderen Programm zu lemniscus wechselst und sie dort exportiert oder nachdem du sie selbst zusammengestellt hast – kannst du sie direkt in lemniscus importieren.
Diese Funktion ist NICHT für einen Austausch von Daten zwischen zwei lemniscus-Accounts gedacht und geeignet.
Beispieldatei und Excel-Vorlage herunterladen
Pflichtfelder und wichtige Hinweise zur Formatierung
Video-Tutorial: Akten Excel Import
Beispieldatei und Excel-Vorlage herunterladen
Gehe zu unser Logo/Fischli - > Zahnrad -> Kachel "Akten Excel Datenübernahme" und hole dir zunächst unsere Beispieldatei, die zeigt, wie die Daten formatiert sein müssen.
Wenn du sie öffnest, sieht sie etwa so aus (je nach genutztem Programm etwas unterschiedlich):
Nun hole dir unsere Excelvorlage und befülle sie analog zu unserem Beispiel mit deinen Daten. Beachte dabei unbedingt den folgenden Abschnitt zu Pflichtfeldern und Formatierungen.
Pflichtfelder und wichtige Hinweise zur Formatierung
Die Excel-Datei enthält drei Blätter/Reiter für die Daten, die du in lemniscus übernehmen kannst:
Akten – die Stammdaten der Patientys.
Notizen – Notizen, die zu einer Akte gehören.
Termine - Termine, die mit einer Akte verknüpft sind.
Reiter "Akten"
Hier gibt es drei Pflichtfelder: Nummer, Vorname und Nachname.
Besonders wichtig: die Nummer (Spalte A)!
- Ohne Nummer findet kein Import statt.
- Nummer = 0 - > Eine neue Akte wird angelegt, und lemniscus vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer.
- Nummer vorhanden, aber neu in lemniscus -> Es wird eine neue Akte mit dieser Nummer angelegt.
-
Nummer bereits im lemniscus-Account vorhanden -> lemniscus prüft:
- Vor- und Nachname stimmen überein -> Die bestehende Akte wird mit den neuen Daten aktualisiert/überschrieben.
- Vor- oder Nachname weicht ab -> Die Akte wird zwar aktualisiert, aber mit einer Warnung, da sich zum Beispiel der Nachname durch eine Heirat geändert haben könnte.
Reiter "Notizen" und "Termine"
Achte darauf, diesen die richtigen Nummern aus dem Reiter "Akten" zuzuordnen.
Formatierung
- Nutze unbedingt die Vorlagendatei von lemniscus und trage deine Daten dort ein.
- Die Spaltenüberschriften und deren Reihenfolge dürfen nicht verändert werden.
- Achte auf die korrekte Formatierung, z. B. muss das Geburtsdatum als Datum formatiert sein.
Viele Spalten enthalten zusätzliche Erklärungen zur Formatierung. Diese kannst du abrufen, indem du mit der Maus über die rote Markierung am rechten Rand der Spaltenüberschrift fährst.
Achte z. B. unbedingt darauf, dass die Felder für Telefon-/Mobilnummern nicht als "Standard" sondern als "Text" formatiert sind. Ansonsten kommt es zu Problemen beim Einlesen der Telefonnummern.
Import deiner Excel-Datei
Nach Erstellen deiner individuellen Datei: Speichere sie im Excel-Format und lade sie hoch.
Nach dem Hochladen siehst du ein Protokoll – doch noch wurde nichts importiert!
Protokoll prüfen
Im Reiter "Eingelesene Akten" erkennst du, ob es Fehlermeldungen oder Warnungen zu deiner Datei gibt.
Drei mögliche Statusmeldungen:
OK (grün) – Diese Datensätze sind fehlerfrei und können übernommen werden.
Warnungen (gelb) – Diese Einträge können importiert werden, aber es gibt Besonderheiten (z. B. Namensabweichungen).
Fehler (rot) – Diese Datensätze können nicht importiert werden.
Die genaue Art der Fehler und Warnungen findest Du im Reiter "Status und Protokoll".
Behebe die Fehler aus dem Protokoll in deiner Excel-Datei und lade dann die Datei neu hoch.
Wenn dir nun keine Fehler mehr angezeigt werden, kannst du sie importieren. Warnungen sind erlaubt, aber du solltest sie überprüfen.
Vorschau und finaler Import
Durch Anklicken des Kästchen ganz rechts unter "Details" der einzelnen Akte kannst du dir ansehen, wie die Daten dann später in lemniscus aussehen.
Dort gibt es
- einen Reiter "Protokoll" für Fehler und Warnungen zur Akte
- einen Reiter für Stammdaten der Akte
- einen Reiter für Notizen (falls zur Aktennummer vorhanden)
- einen Reiter für Termine (falls zur Aktennummer vorhanden)
Falls du Termine oder Notizen hochlädst, aber die dazugehörige Akte nicht vorhanden ist, legt lemniscus automatisch eine neue Akte an – mit dem Namen "Excel-Import", zusammen mit Datum und Uhrzeit des Imports.
Über den Button oben rechts, "Import durchführen", holst du dir die Daten nun in deinen lemniscus-Account.
Video-Tutorial: Akten Excel Import
Weiterführender Link:
Massenverarbeitung
Vorherige Versionen des Videos:
07/2023 - Link: https://youtu.be/HJDdiJXWFBY
11/2021 - Link: https://youtu.be/bJlx_yonM2I
01/2021 - Link: https://youtu.be/mbPZoBOAMbc