Mit manuellen Buchungen in lemniscus kannst du alle Finanzbewegungen erfassen, die nicht automatisch vom System verbucht werden – von Barausgaben über Erstattungen bis hin zu Umbuchungen. Hier erfährst du, wie du dabei vorgehst und worauf du achten solltest.

 

1. Schritt: was und für welches Datum soll erfasst werden?

Zuerst beschreibst du, worum es bei der Buchung geht und wann sie stattgefunden hat.

• Beleg:
  Gib eine eindeutige Bezeichnung an, z.B.:

  • „Tankquittung vom 10.03.2024“
  • „Rechnung 12345 vom x.x.xxx vom Mediamarkt“

• Datum:
  Wann hat die Kontobewegung stattgefunden?

  • Bei Bareinnahmen: Das Datum, an dem du das Geld eingenommen hast.
  • Bei Überweisungen: Der Tag, an dem das Geld auf deinem Konto angekommen oder abgegangen ist.
  • Bei anderen Vorgängen: Am besten kurz mit Steuerberaty absprechen.

Tipp:
Du kannst Datumskürzel verwenden, z.B.:

• -3 → 3 Tage zurück
• +2 → 2 Tage nach vorne

 

2. Schritt: Um welche Art der Buchung handelt es sich?

Hier entscheidest du, ob die Buchung ergebnisrelevant oder ergebnisneutral ist.

 

Ergebnisrelevante Buchungen sind alle Buchungen, die deinen Gewinn beeinflussen.

Beispiele:

• Einnahmen: Zahlungseingänge von Rechnungen oder Quittungen.
• Ausgaben: Bürobedarf, Miete, lemniscus-Gebühren.

 

Erstattungen sind "negative Einnahmen".

• Sie reduzieren deine Einnahmen, statt deine Ausgaben zu erhöhen. Bei der Zuweisung einer Finanzkategorie werden den Erstattungen daher die passenden Einnahme-Kategorien statt Ausgabe-Kategorien angeboten.
• Erstattungen können direkt einer Rechnung zugeordnet werden, was den Rechnungsstatus automatisch aktualisiert.

Ergebnisneutrale Buchungen sind alle Buchungen, die deinen Gewinn nicht verändern.

Solche Buchungen sind liquiditätswirksam (sie verändern den Geldfluss), aber nicht gewinnwirksam. Sie müssen korrekt verbucht werden, beeinflussen aber nicht deine Steuerlast.

Beispiele:

• Privatentnahmen
  Du nimmst Geld aus der Kasse für private Zwecke. Das verringert zwar dein Kassenbestand, aber nicht den Gewinn deines Unternehmens, weil es kein geschäftlicher Aufwand ist.
  
• Umbuchungen zwischen Bank/ Kasse/ EC
  Wenn du Geld von deinem Bankkonto in die Kasse legst oder umgekehrt, ändert das nichts an deiner Gesamtsumme – es wird einfach nur von A nach B verschoben.
• Buchung von Anfangssalden/ Kassenbeständen
  Beim Start deiner Buchhaltung trägst du den aktuellen Stand von Bank oder Kasse ein. Auch das ist nur eine Bestandsaufnahme und keine neue Einnahme oder Ausgabe.
  

Bei ergebnisneutralen Buchungen wird zwar Geld bewegt, diese Bewegungen haben aber aber keinen Einfluss auf deinen Gewinn und sind daher steuerlich irrelevant.

 

Sonderfall: Investitionen - ebenfalls ergebnisneutral

• Der Kauf z.B. einer Liege wird als Investition verbucht (erste Buchung) – das reduziert zwar deine Liquidität (weil Geld weg ist), aber nicht deinen Gewinn (da es abgeschrieben wird).
• Die jährliche Abschreibung (Folgebuchungen) wird dann als ergebnisrelevante Ausgabe auf das Verrechnungskonto gebucht, denn jetzt verändert sich dein Gewinn, aber nicht deine Liquidität.

 

3. Schritt: Wo willst du es erfassen? (Gegenkonto)

Hier legst du fest, von wo das Geld kommt oder wohin es geht – also das Gegenkonto.

• Bank: Überweisungen oder Lastschriften.
• Kasse: Barzahlungen.
• EC/Transit: Zahlungen mit EC-Karte.
• Verrechnungskonto: Für Ausgaben, die deinen Gewinn beeinflussen, aber nicht deine Liquidität (z.B. Abschreibungen).

 

4. Schritt: welche Beträge sollen erfasst werden?

Natürlich darf der Betrag nicht fehlen! Hier trägst du die Summe deiner Buchung ein.

Nettobetrag und Mehrwertsteuer:
Diese Werte kannst du direkt aus dem Beleg übernehmen.

Tipp: Wenn du z.B. 100b19 im Feld Nettobetrag eingibst und Enter drückst, rechnet lemniscus den Mehrwertsteuerbetrag (19%) und Nettobetrag automatisch aus.

Anmerkung:
Hier kannst du zusätzliche Infos wie Referenznummern oder Besonderheiten eintragen. Eine gut dokumentierte Anmerkung hilft dir, die Buchung auch Jahre später noch nachzuvollziehen.

 

5. Schritt: Zusätzliche Informationen (optional)

Du kannst noch weitere Details hinzufügen, um die Buchung präziser zuordnen zu können.

Finanzkategorie: Wähle die passende Kategorie (z.B. Bürobedarf, Miete).

Akte: Wenn die Buchung einem Klienty zugeordnet werden soll, kannst du hier die entsprechende Akte heraussuchen.

 

6. Schritt: Kassen-Check nur bei negativem Kassenaufzeichnungen

 Saldoüberprüfung: Im Fall von Kassenentnahmen wird automatisch geprüft, ob soviel Geld in der Kasse vorhanden ist, wie entnommen werden soll.

Eine Kasse kann nie in den Negativsaldo rutschen - man kann also nicht mehr Geld aus der Kasse entnehmen, als darin ist. 

 

7. Schritt: Belege anhängen (optional)

Hast du das SchnickSchnack "Speicherplatz" gebucht? Dann kannst du deine eingescannten Belege direkt zu der Buchung hochladen. Diese Belege werden dann auch beim Export (z.B. für Steuerberaty) mit ausgegeben.

 

Umbuchungen - zwei Fliegen mit einer Klappe

Umbuchungen gehören zu den ergebnisneutrale Buchungen, die Geld von einem Konto aufs andere transferieren, ohne den Gewinn zu beeinflussen.

Wenn du bei "Art der Buchung" (siehe oben, Schritt 2) Umbuchung wählst, kannst du zwei Buchungen in einem Schritt vornehmen.

Zum Beispiel zahlst willst du Bargeld aus deiner Kasse auf dein Girokonto transferieren:

1. Buchung ist die Entnahme aus der Kasse
2. Buchung ist die Einzahlung auf dem Konto

Stattdessen kannst du das mit der Funktion  Umbuchung aauf einmal machen. lemniscus fragt dann nach Gegenkonto (woher kommt das Geld?) und Zielkonto (wohin geht das Geld?).

Wenn du EC-Zahlungen akzeptierst, kannst du die Einnahmen über das EC-Konto verbuchen.

Die Gebühren für EC-Transaktionen werden als Ausgabe vom EC-Konto auf die entsprechende Finanzkategorie gebucht.

Mehr dazu findest du unter EC-Zahlungen: manuell buchen.