Die Eingabemaske kurz erklärt
1. Schritt: was und für welches Datum soll erfasst werden?
Für eine Aufzeichnung müssen wir eindeutig beschreiben worum es geht und für welches Datum die Aufzeichnung durchgeführt werden soll.
Beleg: eindeutige Bezeichnung des Belegs, der zu der Buchung gehört
z.B. Tankquittung vom...
Rechnung xy vom ... von Mediamarkt etc.
Datum: wann hat die Kontobewegung stattgefunden
bei Bareinnahmen: wann das Geld eingenommen wurde
bei Überweisungen: wann ist das Geld angekommen/abgegangen
alles andere: bitte mit dem Steuerberater absprechen
Tipp: Wenn Du z.B. "-3" eingibst und Enter drückst, rechnet lemniscus 3 Tage zurück.
2. Schritt: um welche Art der Buchung handelt es sich?
Für jede Aufzeichnung musst du dann entscheiden, worum es geht...
Ergebnis relevante Buchungen sind alle Buchungen, die deinen Gewinn verändern.
Zum Beispiel alle Zahlungseingänge zu den in lemniscus erstellten Rechnungen und Quittungen sind automatisch Ergebnis wirksame Buchungen - es sind Einnahmen. Und es gibt noch Ausgaben, wie zum Beispiel Bürobedarf oder die lemniscus Gebühren.
Erstattungen
Eine Erstattung ist eine "negative Einnahme" - also wieder Ausgabe - Finanztechnisch reduziert sie aber die Einnahmen statt die Ausgabe zu erhöhen. Betrachtet man den nur das Ergebnis erkennt man kein Unterschied, bei der Zuweisung einer Finanzkategorie werden den Erstattungen allerdings die passenden Einnahme-Kategorien statt Ausgabe-Kategorien angeboten.
Erstattungen (Rückzahlung) können einer Rechnung zugeordnet werden, dann wird diese Erstattung auch beim Rechnungsstatus (der Rechnung) angezeigt.
Ergebnis neutrale Buchungen sind alle Aufzeichnungen, die deinen Gewinn nicht verändern.
Diese kannst du in lemniscus über eine manuelle Buchung erfassen. Beispiele für solche Buchungen sind:
- Privatentnahmen
- Umbuchungen zwischen Bank/ Kasse/ EC
- Aufzeichnung von Anfangssalden/ Kassenbeständen
In diesen Beispielen wird mehr oder weniger immer Geld von A nach B transportiert, ohne dass dadurch eine neue (steuerrelavante) Einnahme oder Ausgabe entstanden ist.
Ergebnisneutral ist auch
- eine Investition
wie z.B. der Kauf einer Liege, also eine Investition: die Liege verändert deine Liquidität (Geld ist weg), aber nicht deinen Gewinn (wird abgeschrieben). Der jährliche Abschreibungsbetrag kann dann als ergebnisrelevante Ausgabe auf das Verrechnungskonto gebucht werden, denn der verändert den Gewinn, aber nicht die Liquidität.
2. Schritt: wo willst du es erfassen?
Mit der Frage nach dem wo meinen wir, wo das Geld "weg-" oder "hingeflossen" ist. Also: wurde die Ausgabe bar bezahlt (Kasse)? Oder wurde der Betrag überwiesen (Bank)? etc.
Wir nennen diese Auswahl "Gegenkonto", also gegen welches Konto die Aufzeichnung stattfindet.
Verrechnungskonto: Wird für Ausgaben benutzt, die deinen Gewinn reduzieren, aber nicht deine Liquidität. Klassisches Beispiel sind hier die Abschreibungen. Da diese Ausgaben weder von der Bank, der Kasse oder dem EC Konto abgehen.
3. Schritt: welche Beträge sollen erfasst werden?
Zu einer Aufzeichnung dürfen natürlich nicht die Beträge fehlen!
Anmerkung: Optional kannst du eine längere Anmerkung zu der Buchung erfassen, wenn du z.B. sowas wie Referenznummern mit aufnehmen möchtest. Eine gut geschriebene Beschreibung wird Dir in 10 Jahren sicherlich helfen zu verstehen, was du hier gebucht hast.
Nettobetrag und Mehrwertsteuer: werden vom Beleg übernommen
Tipp: Wenn Du z.B. 100b19 im Feld Nettobetrag eingibst und Enter drückst, rechnet lemniscus den Mehrwertsteuerbetrag und Nettobetrag automatisch aus.
Anmerkung: hier kannst du noch eine zusätzliche Anmerkung zu der Buchung erfassen.
4. Schritt, Optional: zusätzliche Informationen?
Eigentlich bist du schon durch. Optional kannst du aber noch weitere Informationen hinterlegen, die dir das Nachvollziehen der Aufzeichnung behilflich sein könnte.
Finanzkategorie: wenn du über Lemniscus Deinen Buchungen Finanzkategorien zuordnen möchtest, kannst du sie hier auswählen
Patient: hier kann die Buchung eindeutig einem Patienten zugeordnet werden, damit du die Übersicht behältst.
5. Schritt, Kassen-Check nur bei negativem Kassenaufzeichnungen
Eine Kasse kann nie negativ werden - man kann also nicht mehr Geld aus der Kasse entnehmen, als drin ist.
Saldoüberprüfung: Im Fall von Kassenentnahmen wird automatisch geprüft, ob soviel Geld in der Kasse vorhanden ist, wie entnommen werden soll (Minus in der Kasse ist nicht möglich)
4. Belege anhängen
Du kannst, wenn du Schnickschnack Speicherplatz gebucht hast, den eingescannten Beleg hier zu der Buchung hochladen. Die Belege können dann zusammen mit den Finanzen exportiert werden.
Umbuchungen
Unter den Ergebnis neutralen Buchungen findest Du die Option Umbuchung. Das ist ein kleiner Helfer, der dazu führt, dass gleich zwei Aufzeichnungen erstellt werden.
Zum Beispiel wenn du Bargeld aus deiner Kasse auf dein Girokonto einzahlst, sind das eigentlich zwei Buchungen:
- Entnahme aus der Kasse
- Einzahlung auf dem Konto
Statt zwei Buchungen durchzuführen, kannst du das mit dieser Funktion in einem Schritt machen. lemniscus fragt dann nach Gegen- und Zielkonto:
Wenn die Patienten bei dir mit EC-Karte bezahlen können, kannst du die Einnahmen über das EC-Konto verbuchen und die Gebühren dann über eine Umbuchung auf's Konto ausweisen. Genaues dazu findest du in dieser Seite: