Viele Therapeuten nutzen Dienste wie SumUp oder iZettle, um in der Praxis EC-Kartenzahlungen entgegen zu nehmen.
Wir möchten nicht einen speziellen Dienst besprechen, sondern gehen von folgender Situation aus:
- Quittungen/Rechnungen werden im Lemniscus per EC als bezahlt erfasst.
- Ein Zahlungseingang wird erfasst, die eigentliche Überweisung vom EC-Dienstleister erfolgt aber zu einem späteren Zeitpunkt.
- Der Kartenanbieter überweist zu bestimmten Zeitpunkten die Beträge in einzelnen Positionen oder als Summe auf das Konto des Therapeuten.
Ein offenes Wort dazu: Auch wenn die EC-Kartenzahlung in der Praxis relativ einfach ist, ist es mit der Zahlung nicht getan. Eine korrekte Aufzeichnung ist immens wichtig, um bei einer Steuerprüfung keine Probleme zu bekommen. Hierfür ist die Nachvollziehbarkeit wichtig, das bedeutet, daß die Belege von z.B. SumUp und die entsprechende Rechnung in Lemniscus nachvollziehbar zugeordnet werden können. Dem Finanzamt reicht es nicht, dass das Geld über das Konto eingenommen wird. Es muss auch nachvollziehbar sein, welche Belege mit welcher Überweisung bezahlt wurden.
Zahlen-Beispiel
Für die Erläuterung, wie es im lemniscus aufgezeichnet werden kann, benutzen wir folgendes Zahlen-Beispiel:
Am Montag werden 2 Rechnungen/Behandlungen à 100 Euro per EC-Karte bezahlt.
Am Donnerstag überweist der EC-Dienstleister 198 Euro auf das Girokonto des Therapeuten.
D.h. am Montag wurde der Zahlungseingang im lemniscus vermerkt, das Geld ist noch nicht da und kommt erst am Donnerstag. Das Fachchinesisch dafür ist: das Geld ist im Transit.
Da wir den Zahlungseingang am Montag also weder auf Kasse noch auf Konto verbuchen können, brauchen wir ein Transitkonto. Dieses heißt im lemniscus EC/ Transit Konto.
Ein weiteres Problem ist, dass wir nicht den komplett gezahlten Betrag vom EC-Dienstleister überwiesen bekommen. Es ist üblich, dass die Gebühr direkt abgezogen wird. Es entstehen also Ausgaben (Gebühren), die nicht von Kasse oder Konto bezahlt werden, sondern von dem Geld, das auf dem Transit-Konto verbucht ist.
Aufzeichnung
Beim Zahlungseingang am Montag in lemniscus sollte eine Referenz zur Buchung des EC-Kartengeräts hinterlegt werden. So kann dann nachvollzogen werden, mit welchem Vorgang bezahlt wurde. Jeder Dienstleister hat seine eigenen Belegnummern/Quittungsnummern/Transaktions-IDs oder ähnliches, die hierfür genutzt werden können. Wenn die Kartensoftware es ermöglicht, eine Anmerkung bei der Zahlung zu hinterlegen, sollte hier unbedingt die lemniscus-Rechnungsnummer (oder Quittungs-Nr.) dort eingetragen werden. Nur so bekommen wir eine Nachvollziehbarkeit in beide Richtungen.
Am Beispiel der Expressquittung wie im Bild dargestellt erfassen:
Somit haben wir auf dem EC-Konto die Zahlungseingänge für die einzelnen Rechnungen erfasst. In den Finanzen werden zwei EC-Buchungen zu finden sein:
Am Donnerstag passieren gleich mehrere Sachen. Zum Einen findet ein Abgang auf dem EC-Konto statt, gleichzeitig ein Zahlungseingang auf Bank. Diese zwei Buchungen können in lemniscus in einem Schritt durchgeführt werden: eine Umbuchung!
Durch die Umbuchung bekommen wir jetzt zwei Einträge in den Finanzen.
Einen Abgang auf dem EC-Konto, eine Einzahlung auf dem Konto. Beide sind ergebnisneutral.
Durch den eingeblendeten Monatssaldo ist klar zu erkennen, dass auf dem EC-Konto noch Geld übrig geblieben ist. Dieses entspricht der Gebühr, die vom EC-Dienstleister abgezogen wurden. Dieses Geld haben wir nicht, und es kommt auch nicht mehr rein. Also müssen wir es ausbuchen: Die Gebühren müssen als Ausgabe erfasst werden.
Hierzu machen wir eine manuelle Buchung:
Nachdem die Ausgabe erfasst wurde verschwindet in unserem Fall der Saldo für das EC-Konto, da er gleich Null ist. Die Kosten/die Ausgabe von 2 Euro ist jetzt rechts in den einzelnen Buchungen zu sehen.
In der Praxis wird das EC-Konto selten auf 0 Euro Saldo stehen, da sich Ein- und Auszahlungen üblicherweise überschneiden. In unserem Beispiel ist es gerade Anfang des Jahres und die einzige Buchung. Daher die schöne und klare Übersicht.
Fazit: EC-Karten-Zahlungen können mit ein bisschen Aufwand problemlos, nachvollziehbar und zeitnah in lemniscus verbucht werden. Bitte nehmt euch die Zeit, dieses nach jeder EC-Kartenzahlung zu tun, da es sich gezeigt hat, dass sich sonst ein unaufholbarer Rückstand ergibt.