Datenspeicherung in lemniscus
Grundsätzlich bist du selbst für die Löschung/ Anonymisierung der Akten verantwortlich. Oder anders formuliert: Da die Daten nicht lemniscus gehören, dürfen wir diese auch nicht löschen. Allerdings müssen wir in lemniscus das Löschen einer Akte ermöglichen.
Datenlöschung bei Abo-Kündigung oder Auslauf der Testphase
Einzelne Akten löschen oder anonymisieren lassen
Datenlöschung bei Abo-Kündigung oder Auslauf der Testphase
Wenn du dein Konto kündigst, müssen wir natürlich deine Daten löschen. Wir dürfen diese nicht weiter im System behalten, denn es sind ja nicht unsere, sondern deine Daten und die deiner Klientys.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gibt dir das Recht auf Löschung (auch als "Recht auf Vergessenwerden" bekannt).
Sobald also die Testphase und/oder die Vertragslaufzeit abgelaufen ist, werden deshalb deine Daten gelöscht.
Damit das nicht versehentlich passiert, bevor du deinen Aufbewahrungspflichten nachgekommen bist, warten wir ein paar Tage nach Ablauf der Testphase, ehe wir sie endgültig löschen. Im Falle einer Kündigung beträgt unsere Karenzzeit bis zur automatischen Löschung ein Jahr.
Recht auf Vergessenwerden
Auszug aus der DS-GVO, Art. 17
Die betroffene Person - also der Patient - hat das Recht, von dem Verantwortlichen - also dem Therapeuten - zu verlangen,
dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet,
personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
a) Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
b) Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2
Buchstabe a stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
c) Die betroffene Person legt gemäß Artikel 21 Absatz 1 Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten
Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gemäß Artikel 21 Absatz 2 Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
d) Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
e) Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht
oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
f) Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Artikel 8 Absatz 1 erhoben.
(...)
Datensicherungen
Da wir zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung umfangreiche Datensicherungen durchführen, verschwinden die gelöschten Daten nicht sofort vollends, sind aber aus der aktiven Verarbeitung heraus nicht mehr erreichbar. Datenbanken werden bei uns 35 Tage gesichert, PDF Dokumente liegen systembedingt noch ca. 1 Jahr nach dem Löschen verschlüsselt im Archiv.
Aufbewahrungspflichten
Es gibt Aufbewahrungspflichten, die sich in Bezug auf Finanzdaten aus Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Strafgesetzbuch (StGB) und in Bezug auf die Aktendokumentation aus dem Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) ergeben.
Aus diesem Grund schützen wir in lemniscus die Akte bis ca. 12 Jahre nach der letzten Rechnung bzw. 10 Jahre nach der letzten Dokumentation.
Einzelne Akten löschen oder anonymisieren lassen
"Leere" Akte -> löschen
Eine Akte, die weder Termine, Notizen noch Rechnungen hat, darfst du tatsächlich unverzüglich löschen. Das können beispielsweise Akten sein, die durch nicht wahrgenommene Ersttermine entstanden sind. Wenn du einen solchen Termin aus deinem Kalender löschst, also auch keine Rechnung oder Dokumentation erstellt hast, kannst du die dazugehörige Akte unverzüglich löschen.
Gehe dazu auf das Symbol "Pfeil und Mond" links neben der Akte:
Akte mit Daten -> anonymisieren
Ale anderen Akten können aus technischen Gründen nicht gelöscht werden; sie werden stattdessen nach Ablauf der üblichen Aufbewahrungspflichten von Dokumentation und Rechnungen anonymisiert.
Die Freigabe dazu erteilst du ebenfalls über das Mondsymbol (siehe Screenshot oben).
Anonymisierung bedeutet, dass alle persönlichen Daten gelöscht bzw. überschrieben und Anhänge sowie Rechnungsdokumente gelöscht weden.
Im System bleiben somit zum Zwecke der technischen Datenintegrität anonymisierte Datensätze über Termine, Rechnungen und Bezahltransaktionen. Diese Informationen erlauben dir, weiterhin kaufmännisch relevante Einblicke in vergangene Jahre zu haben.
Wichtig: das System richtet sich nach den üblichen Aufbewahrungspflichten. Es ist deine Entscheidung, ob eine längere Aufbewahrung zweckmäßig ist. Eine längere Aufbewahrung sollte in den eigenen Datenschutz-Unterlagen entsprechend dokumentiert werden.
Wenn auf das Mond-Symbol klickst, öffent sich der folgende Hinweis, damit du bewusst und nicht aus Versehen entscheidest, dass du diese Akte aussortieren möchtest: