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Briefpapiere hinterlegen

Du kannst in lemniscus mehrere digitale Briefpapiere als PDF-Dokumente ablegen, die lemniscus automatisch als Hintergrund für deine Dokumente nutzt. Damit trittst du gegenüber deinen Kundys/Patientys (auf Rechnungen, Quittungen, Notizen, Rezepten und Auswertungen) im eigenen Design auf.

 

Vorlage als Hintergrund bedeutet: bis auf Logo, Adressdaten etc. müssen diese Seiten leer sein, damit lemniscus den Inhalt einsetzen kann. Du lieferst mit deinen Vorlagen eine Art Gerüst, darfst aber keine bereits mit sonstigem Inhalt beschriebenen Seiten als Vorlage verwenden, da diese sonst von lemniscus überschrieben und nicht mehr lesbar würden.

 

Kein Support für Erstellung und Design

Für die Erstellung und das Design deiner Briefpapiere können wir leider keinen Support anbieten (auch nicht im Gratismonat). Du kannst dir aber bei unseren Expertys Hilfe holen (kostenpflichtig).
Hier mehr dazu: Starthilfe.

 

Das gleiche gilt - falls du dich selbst an die Arbeit machen möchtest - für die dafür benutzten Textverarbeitungsprogramme, Betriebssysteme etc. Wir bitten um Verständnis: diese sind vielfältig und sehr unterschiedlich - und unsere Schwerpunkte liegen woanders. Die Dokumentation oder der Support deines Textverarbeitungsprogramms und Betriebssystems helfen dir sicher weiter.

 

Aufgrund der anstehenden PDF/A-Konformität haben wir für dich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für PDF/A-konformes Briefpapier erstellt. Diese kannst du ausprobieren, wenn du z.B. dein bestehendes Briefpapier anpassen möchtest.

 

 

Voraussetzungen für in lemniscus hinterlegte Vorlagen

Du oder dein Designy müssen vorab folgendes zum Briefpapier für lemniscus wissen:

  • die Vorlage muss im PDF-Format vorliegen
  • die Datei darf nicht größer als 256 KB sein
  • die Maße der PDF-Vorlage müssen exakt der DIN-Norm entsprechen (zum Beispiel A4: genau 210 x 297 mm)
  • die Schriftarten müssen im PDF eingebettet sein
  • das PDF darf keine Kommentare enthalten
  • das PDF darf keine Links enthalten
  • das PDF muss das Format PDF/A haben

 

In unserem Video unten zeigen wir dir an einem Beispiel "A4-Briefpapier für Rechnungen und Quittungen" ausführlich, wie so etwas aussehen könnte und wie du deine fertigen Vorlagen in lemniscus integrierst.

 

Probleme beim Hochladen des Briefpapiers

Wenn beim Hochladen des Briefpapiers Fehler und Hinweise angezeigt werden, helfen Dir diese Artikel weiter:
Briefpapier - Hintergrund-PDF lässt sich nicht hochladen

Briefpapier - PDF/A-Konformität

 

A4-Briefpapier als Vorlage für Rechnungen und Briefe

Eine Vorlage kann aus mehreren Seiten bestehen. Eine Rechnung könnte zum Beispiel so lang sein, dass eine einzige Seite dafür nicht ausreicht. Es empfiehlt sich, die Folgeseiten ein wenig anders zu gestalten als die erste Seite (wie kleineres oder kein Logo, keine Anschrift mehr etc.).

Mehrseitige PDF-Vorlagen

Für Rechnungen und Briefe - also für Dokumente, auf denen auf der ersten Seite ein Anschriftenfeld gedruckt wird, solltest du mehrseitige PDFs hochladen. 

Damit du dir vorstellen kannst, wie das dann hinterher aussieht:

Briefpapier mit einer Seite:

  • jede Seite der Rechnung bekommt die eine einzige Seite des Briefpapiers als Hintergrund.

Briefpapier mit zwei Seiten:

  • die erste Seite des Briefpapiers wird für die erste Seite der Rechnung benutzt,
  • die zweite Seite des Briefpapiers wird für jede weitere Seite der Rechnung benutzt, sofern so viele Leistungen auf der Rechnung stehen, dass eine zweite Seite benötigt wird.

Briefpapier mit drei Seiten:

  • die erste Seite des Briefpapiers wird für die erste Seite der Rechnung benutzt,
  • die zweite Seite des Briefpapiers wird für die zweite Seite der Rechnung benutzt,
  • die dritte Seite des Briefpapiers wird für jede weitere Seite der Rechnung benutzt,
  • und so weiter...

 

 

Briefpapier in lemniscus hochladen

Gehe in lemniscus zu unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Briefpapiere" - neue Konfiguration anlegen (blaues Kästchen oben rechts).

Lade dein Dokument hoch.

Lege fest, wofür diese Vorlage verwendet oder eben NICHT verwendet werden soll. Du kannst dich auch später jederzeit umentscheiden und über den Bearbeitungsmodus (Blatt-und-Stift-Symbol ganz rechts anklicken) Änderungen vornehmen.

Der Reiter "Vorschau Hintergrund-PDF" ist nützlich, um zu überprüfen, ob du die richtige Vorlage ausgewählt hast..

A4-Dokumente, wie in unserem Beispiel, werden in der Regel für Rechnungen und Briefe verwendet und nach einer DIN-Norm beschriftet. Du kannst in den Einstellungen für die Rechnung eine solche DIN-Norm oder eine andere Option auswählen.

Wenn du deine Vorlage aus einem der gängigsten Textverarbeitungprogramme wie Word oder Pages erstellt hast, sind diese DIN-Normen meist schon berücksichtigt.

Das Format DIN-5008-B sollte in einen Briefumschlag mit Adressfenster passen.

 

Briefpapier als Standard für Rechnungen festlegen

Das Briefpapier kann als Standard-Vorschlag für Rechnungen eines Nummernkreises festgelegt werden.
Genaue Infos und eine Anleitung dazu findest du in diesem Artikel. 

 

Briefpapier ersetzen

Solltest du einmal ein Briefpapier durch ein anderes (z.B. mit einer neuen Anschrift) ersetzen wollen,  machst du es dir leichter, wenn du es nicht einfach zusätzlich hochlädst, sondern das alte dadurch ersetzt - dann behält das neue nämlich gleich alle vorher festgelegten Einstellungen.

 

Mögliche Formate für Vorlagen in lemniscus

Über die A4-Versionen hinaus kannst du noch folgende weitere Vorlagenformate (immer nach DIN) in lemniscus hinterlegen:

Rechnungen/Quittungen
A4
Tx-Belege (Finanzen)
A4, A5 oder A6
Terminzettel
A4, A5 oder A6
Notiz
A4
Notiz als Brief
A4
Rezepte
A6 hochkant oder quer, A5 oder A4 hochkant,
Sonderformate: 98x210, 105x200,105x210

 

Wie im Beispiel oben erstellst du dann jeweils ein passendes PDF und lädst sie hoch (unser Logo/Fischli -> Zahnrad - Briefpapiere), indem du sie dem entsprechenden Dokument zuweist.

 

Anpassung des Formats innerhalb von lemniscus

Du hast in lemniscus noch viele weitere Möglichkeiten, das Aussehen deiner Dokumente anzupassen. Extra-Tipps dazu, wie zum Beispiel das Verschieben der Adresse, Ausblenden des Geburtsdatums, verschiedene Rechnungstexte für verschiedene Nummernkreise und vieles mehr, findest du hier: Briefpapier auf die eigenen Bedürfnisse anpassen.

 

 

 

Weiterführende Artikel:

Briefpapier - Hintergrund-PDF lässt sich nicht hochladen

Vorherige Versionen des Videos

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts, frühere Versionen findest du hier: