Rechtssichere Archivierung in lemniscus

Egal ob Rechnungen, Verträge oder Dokumentation: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet: nachträglich unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig, ordentlich und auffindbar.

Die rechtlichen Vorgaben sind umfangreich. lemniscus unterstützt dich dabei, die wichtigsten Anforderungen umzusetzen.

Umsetzung wichtiger Anforderungen im Überblick

Unveränderbarkeit: 
In lemniscus hochgeladene oder erzeugte Dokumente können nach dem Archivieren nicht mehr verändert werden.

Vollständigkeit:
Alle relevanten Dokumente, die im System landen, werden vollständig archiviert.

Auffindbarkeit:
Jedes Dokument ist mit Metadaten versehen und kann über die Suchfunktion wiedergefunden werden.

Nachvollziehbarkeit:
Wer was wann und wie gemacht hat, lässt sich dank Protokollfunktion nachvollziehen.

Zugriffsschutz:
Nur Befugte kommen ran - rollenbasiertes Rechtemanagement.

Datensicherung:
Regelmäßige Backups, falls mal etwas schiefgeht.

Migration:
Beim Wechsel auf neue Software oder Medien hilft lemniscus, Daten zu exportieren, damit nichts verloren geht.

Rechtliche Anforderungen, die du im Hinterkopf behalten solltest

GoBD

Die Spielregeln für die elektronische Buchführung und Archivierung in Deutschland gelten nicht nur für große Firmen, sondern für alle Selbständigen. Die GoBD regeln, wie digitale Belege, Buchungen und Unterlagen zu erfassen, zu verarbeiten und aufzubewahren sind, damit sie bei einer Steuerprüfung anerkannt werden. Dazu gehören unter anderem die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung und Auffindbarkeit. lemniscus orientiert sich an diesen Vorgaben und unterstützt bei der rechtskonformen Archivierung.

DSGVO

Deine Daten werden in lemniscus nach den Vorgaben der DSGVO verarbeitet und auf Servern in Deutschland gespeichert. Damit ist sichergestellt, dass personenbezogene Daten wie Klientyinformationen besonders geschützt sind. Der nötige Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt zusätzlich, wie lemniscus als Dienstleisty mit diesen Daten umgeht. So kannst du lemniscus datenschutzkonform nutzen und erfüllst die gesetzlichen Vorgaben.

Damit die Einhaltung der GoBD nachgewiesen werden kann, ist eine Verfahrensdokumentation für jede Praxis oder Organisation notwendig. Du kannst dich an der lemniscus-Verfahrensdokumentation orientieren und diese entsprechend für dich anpassen.
 

HGB, AO, StGB

Die Pflicht zur Archivierung ergibt sich nicht nur aus der GoBD, sondern auch aus verschiedenen Gesetzen, vor allem dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und in bestimmten Fällen dem Strafgesetzbuch (StGB).

• HGB: Das Handelsgesetzbuch verpflichtet alle Kaufleute, geschäftliche Unterlagen wie Handelsbücher, Buchungsbelege, Rechnungen und Geschäftskorrespondenz für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren - in der Regel zehn Jahre.
• AO: Auch nach der Abgabenordnung sind steuerrelevante Unterlagen und Belege zehn Jahre aufzubewahren. Dazu zählen z. B. alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
• StGB: In besonders sensiblen Fällen - etwa wenn der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht - kann auch das Strafgesetzbuch eine Rolle spielen.

Die genaue Aufbewahrungsfrist und welche Dokumente im Einzelfall betroffen sind, kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Die beste Anlaufstelle für Fragen zu Aufbewahrungsfristen und -pflichten ist immer die eigene Steuerberatung, denn diese kennt deine individuelle Praxissituation am besten.

Wie sieht das praktisch aus?

Die Archivierung findet in lemniscus mit dem Hochladen bzw. der Zuordnung des jeweiligen Dokuments zur jeweiligen Buchung oder Akte statt. Nach dem Speichervorgang lässt sich das Dokument nicht mehr bearbeiten (Ausnahmen: noch nicht gesperrte Notizen und bestimmte Rechnungsbereiche). Wird ein Dokument gelöscht, storniert oder geändert, wird dieser Vorgang im System protokolliert. So ist eine Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBD gewährleistet.

Eingehende Rechnungen und Dokumente

Für die revisionssichere Archivierung gilt grundsätzlich: Es muss immer das Originaldokument abgelegt werden, nicht eine nachträgliche bearbeitete Version. Entscheidend ist, dass das Originaldokument an der passenden Stelle abgelegt wird und nach der Archivierung nicht mehr verändert wird.

Papierrechnungen oder analoge Dokumente können eingescannt und digital archiviert werden, sofern der Scanprozess GoBD-konform dokumentiert ist und das gescannte Dokument das Original vollständig und unverändert wiedergibt.

Office-Dokumente (Word, Excel etc.) gelten übrigens als nicht GoBD-konform, solange sie veränderbar sind. Daher empfiehlt sich das PDF-Format für die revisionssichere Archivierung.

Ausgehende Rechnungen

Was du über lemniscus erzeugst oder versendest, ist automatisch GoBD-konform digital archiviert. 

Notizen und Dokumentation

Behandlungsrelevante Notizen (z. B. Termindokumentationen) sollten zeitnah festgeschrieben ("gesperrt") werden. Dadurch sind sie unveränderbar und nachvollziehbar im Sinne der GoBD.

Veränderbare Dateien

Du kannst verschiedene Dateiformate in lemniscus hochladen und verwalten. Für die revisionssichere Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten empfiehlt es sich jedoch, immer das PDF-Format zu verwenden, da nur dieses als nicht veränderbar gilt und den GoBD-Anforderungen entspricht.

Die Verfahrensdokumentation: Pflicht oder Kür?

Kurz: Pflicht!

Du brauchst eine Beschreibung, wie bei dir Dokumente ins System kommen, wie sie verarbeitet und archiviert werden, und wer wann was macht.