In der Praxis läuft meistens alles rund - bis das Unerwartete passiert.
Plötzlich fällt jemand aus, eine Krankheit haut das Administraty um, oder ein Sicherheitsvorfall legt die Orga lahm, weil Zugangsdaten in die falschen Hände geraten sind.
Im schlimmsten Fall heißt das: Praxisbetrieb einstellen oder schnell abwickeln.
Damit du in so einem Moment nicht vor einem Scherbenhaufen stehst, gibt es den Notfallplan.
Typische Situationen und wie wir reagieren
Was ist ein Notfallplan?
So funktioniert ein Notfallplan in lemniscus
Wo findest du den Notfallplan?
Zwei Zustände: "Entwurf" vs. "Festgeschrieben"
Achtung, festschreiben!
Wer kann den Notfallplan verwalten?
Was passiert im Ernstfall?
FAQ & Tipps
Typische Situationen und wie wir reagieren
Beispiel 1: Unerwarteter längerer Ausfall
Das Praxisinhaby fällt durch Krankheit mehrere Wochen aus.
-> Wir bekommen von einer im Notfallplan hinterlegten Vertrauensperson die Info und schalten auf Wunsch z. B. die Online-Terminvergabe aus oder sperren Zugänge, damit keine unbefugten Änderungen stattfinden.
Beispiel 2: Zugangsdaten wurden gestohlen
Das Admin-Konto wurde gehackt, Zugangsdaten sind nicht mehr sicher.
-> Die hinterlegte Vertrauensperson meldet sich bei uns. Wir sperren sofort alle Zugänge zur Praxisverwaltung und helfen beim Wiederherstellen des Zugangs.
Beispiel 3: Todesfall in der Praxisleitung
Praxisinhaby verstirbt, Angehörige stehen plötzlich vor der Orga.
-> Wir prüfen die im Notfallplan benannten Personen. Nach Identitätscheck führen wir die im Notfallplan festgelegten Maßnahmen durch - zum Beispiel Sperrung aller Zugänge oder Deaktivierung der Online-Terminvergabe. Für alles Weitere, wie Abwicklung oder Datenexport, braucht es klare Angaben im Notfallplan und gegebenenfalls zusätzliche rechtliche Nachweise.
Was ist ein Notfallplan?
Mit dem Notfallplan legst du fest, wer im Ernstfall mit lemniscus sprechen darf - also wer autorisiert ist, für deine Orga oder Praxis kritische Dinge zu veranlassen. So können Zugänge gesperrt, Online-Terminbuchung deaktiviert oder andere Notfallmaßnahmen ausgelöst werden, falls du oder dein Admin das gerade nicht selbst erledigen können.
Wichtig: Es geht nur darum, wer im Notfall handeln darf. Was genau eine solche Sondersituation ist, bestimmt das Leben: Krankheit, Hackerangriff, Unfall, Todesfall...
Der Notfallplan ist deine Vorsorge, damit im Krisenfall alles geregelt läuft.
Wir empfehlen, dich unbedingt rechtlich beraten zu lassen.
lemniscus hilft dir im Rahmen des Möglichen bei der Umsetzung.
So funktioniert ein Notfallplan in lemniscus
Wo findest du den Notfallplan?
Du findest ihn unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Notfallplan".
Was gehört rein?
Vertrauenspersonen
Wer darf handeln? Gib Name (wie im Ausweis), Anschrift, Geburtsdatum und optional den Geburtsnamen an und hinterlege am besten eine E-Mail-Adresse und Mobilnummer. Wir prüfen jede Vertrauensperson per Videocall und Ausweis.
Vollmachten und Übergaberegelungen
Gibt es zum Beispiel eine Praxisübernahmevollmacht, Erbschein oder Ähnliches? Dann erwähn das unbedingt in den Notfallanweisungen! Wir prüfen nicht die rechtliche Gültigkeit, verlassen uns aber auf deine Angaben. Dokumente, die nicht im Plan genannt sind, können wir nicht berücksichtigen.
Mögliche Maßnahmen
Aktuell sind folgende Aktionen möglich:
- Sperren aller Zugänge
- Deaktivierung der Online-Terminvergabe
Weitere Maßnahmen sind in Planung. Du kannst gewünschte Aktionen daraus in deinen Notfallplan aufnehmen, wenn du nicht ohnehin festlegst, dass die Person deines Vertrauens grundsätzlich alles machen oder veranlassen darf. Betrachte es in diesem Fall eher als Wunschliste, denn noch können wir nicht alles davon umsetzen:
- Absagen aller zukünftigen Termine
- Massenbenachrichtigung an Klientys
Beispiel - bitte nicht nachmachen:
(So oder ähnlich könnte dein Notfallplan aussehen. Der Screenshot ist keine rechtsverbindliche Variante!)
Zwei Zustände: "Entwurf" vs. "Festgeschrieben"
Ein Notfallplan kann bei uns nur zwei Zustände haben:
-
Entwurf:
Unsicher und gefährlich - zählt nicht! Solange der Plan im Entwurf schlummert, ignorieren wir ihn. Er ist ein Sicherheitsrisiko. Speichere ihn daher nur kurz als Entwurf und schreib ihn schnellstmöglich fest! -
Festgeschrieben:
Verbindlich, gültig und sicher. Nur dieser Plan zählt. Frühere Versionen sind automatisch ungültig.
Button "Ohne Notfallplan festschreiben"
Wenn du dich bewusst gegen einen Notfallplan entscheidest, kannst du darauf klicken, um uns das mitzuteilen.
Achtung, festschreiben!
Ohne festgeschriebenen Notfallplan sind auch uns bei lemniscus die Hände gebunden. Bis alle Dokumente wie Erbschein & Co. vorliegen, können Wochen oder Monate ins Land gehen - das kann für deine Praxis fatale Folgen haben.
Wer kann den Notfallplan verwalten?
Nur das Praxisadministraty darf den Notfallplan anlegen oder ändern.
Das Festschreiben oder Entsperren ist durch die Kombination von drei Codes besonders abgesichert:
- SMS-Code
- E-Mail-Code
- Lemmy-PIN (hieß früher Telefon-PIN)
So stellen wir sicher, dass niemand Unbefugtes deinen Notfallplan entsperrt oder manipuliert.
Was passiert im Ernstfall?
- Eine im Notfallplan benannte Vertrauensperson meldet sich bei der Kundybetreuung.
- Wir prüfen die Identität per Videocall und Ausweis.
- Die von dir freigegebenen Maßnahmen werden durchgeführt - und nur diese.
Gibt es eine trans- oder postmortale Vollmacht? Dann erwähne das unbedingt!
Aber: Wir können nur umsetzen, was klar und deutlich im Notfallplan steht. Sonderwünsche oder Absprachen "auf Zuruf" gehen an uns vorbei.
FAQ & Tipps
Warum sollte ich das mit einer Rechtsberatung absprechen?
Der Notfallplan ist ein rechtliches Minenfeld. Wir empfehlen dringend, ihn gemeinsam mit einem Rechtsanwälty zu besprechen. So bist du auf der sicheren Seite.
Kann ich den Notfallplan einfach löschen?
Ja, aber dann steht bei uns eindeutig "Kein Notfallplan hinterlegt". Das heißt, wir haben keinerlei Spielraum, irgendetwas für dich zu tun. Willst du wieder einen Plan haben, musst du ihn neu hinterlegen und festschreiben.
Was kostet das?
Für das Anlegen und Verwalten des Notfallplans fallen keine Extrakosten an.
Erst wenn tatsächlich eine Maßnahme durch die Kundybetreuung durchgeführt werden muss, gelten die üblichen Gebühren (Problembehebung im Bereich Kontosicherheit 15 €, neue PIN zuschicken 10 €).