Anreden und Grußformeln in Textvorlagen

In jedem Schreiben – egal ob E-Mail, SMS oder Brief – brauchst du eine Anrede und eine Grußformel. Damit du das nicht jedes Mal manuell anpassen musst, kannst du in lemniscus einmal festlegen, wie deine Klientys angesprochen werden sollen.

Video-Tutorial: Anrede förmlich oder persönlich

Voreineinstellung in den Akten-Typen

Textvorlagen für Anrede und Grußformel

Kurze vs. lange Anrede- und Grußformeln

Anpassung der Vorlagen – Schritt für Schritt

Bestehende Textvorlagen aktualisieren

Textvorlagen verstehen - wie geht lemniscus vor?

Zusatz-Tipp: Hinweis für automatische Nachrichten einfügen

Praktisches Beispiel für die Anpassung einer Textvorlage

Früheres System der Anreden in lemniscus

Ehemalige Anreden für abweichende Empfänger

Ehemalige Konfiguration von Anreden in Textvorlagen

 

Video-Tutorial: Anrede förmlich oder persönlich

Dieses Video vermittelt dir, wie du innerhalb der Textvorlagen die verschiedenen Formen und Grußformeln der Anrede hinterlegst.

 

Voreineinstellung in den Akten-Typen

In den Aktentypen und eventuell auch in einzelnen Akten hast du die Voreinstellung gemacht, ob du deine Klientys duzen oder siezen möchtest.

Die Textvorlagen greifen diese Einstellungen auf und setzen für die einzelnen Akten um, dass diese in Benachrichtigungen in der richtigen Form angesprochen werden.

 

Standard-Textvorlagen in lemniscus

Wir haben für alle Texte und für Begrüßungs- und Abschiedsformulierungen Standardvorlagen gemacht, die recht neutral gehalten sind und die du als Vorschläge betrachten kannst, um diese auf deine Bedürfnisse anzupassen. In allen übrigen Standard-Textvorlagen sind dann diese Anreden und Grußformeln hinterlegt, so dass du sie nicht einzeln anpassen musst.

 

Textvorlagen für Anrede und Grußformel

Ganz oben in den Textvorlagen (unser Logo/Fischli-> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen") findest du verschiedene Anredemöglichkeiten und Abschiedsformeln für alle Nachrichten (E-Mails, SMS, Briefe etc.).

Wenn du dich entscheidest, die Standardvorlagen für Anreden und Abschiedsformeln anzupassen, musst du wissen: Diese wirken sich auf alle anderen Textvorlagen aus!

Sie werden automatisch in alle Nachrichten übernommen – z. B. in Terminbestätigungen, Rechnungen oder Mahnungen.

Bevor du mit der Anpassung deiner Anreden und Grußformeln in den Textvorlagen loslegst, solltest du unseren Hilfeartikel Textvorlagen individualisieren und das Videotutorial oben angesehen haben. 

Auf dieser Seite gehen wir ausschließlich auf  "Anreden und Grußformeln" im Speziellen ein.

Du kannst folgende Vorlagen individuell anpassen:

• Anrede für Personen kurz: für SMS (z. B. „Hallo Peter“)
• Anrede für Personen lang: für E-Mails und Briefe (z. B. „Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann“)
• Anrede für Firmen kurz: für SMS (z.B. "Hallo XYZ GmbH")
• Anrede für Firmen lang: Für E-Mails und Briefe ( z.B. "Sehr geehrtes Team von XYZ GmbH")
• Kurze Abschiedsformel: für SMS (z. B. „LG dein Team“)
• Lange Abschiedsformel: für E-Mails und Briefe (z. B. „Mit freundlichen Grüßen“)

In den Anrede- und Grußformeln befinden sich diese Platzhalter, die sich je nach Akte automatisch anpassen. Ein paar wichtige Beispiele für solche Platzhalter:

• {Vorname} -> Fügt den Vornamen des Klientys ein.
• {Nachname} -> Fügt den Nachnamen ein.
• {Titel} -> Falls Klienty einen Titel hat, wird er mit eingefügt („Dr. Mustermann“).
• {Formality} -> Steuert, ob die Anrede förmlich oder persönlich ist.
• {Not of legal age} -> Falls Klienty minderjährig ist, wird die Familie angesprochen („Hallo Familie Mustermann“).

Das heißt: „Hallo“ oder „Sehr geehrte“ kannst du durch „Servus“ oder „Guten Tag“ ersetzen. Du kannst auch einen Platzhalter hinzufügen oder löschen, z.B. {Nachname}, wenn in der Vorlage nur der Vorname vorgesehen war, du aber deine Klientys mit Vor- und Nachname ansprechen möchtest.

Aber nicht die Platzhalter oder Formeln verändern!

Unter "lang" haben wir dir Auswahlmöglichkeiten zum Individualisieren hinterlegt, die du natürlich auch in deine kurzen Vorlagen kopieren kannst. Falls du dabei Schwierigkeiten hast, helfen dir unsere B`scheidwisserlys weiter.

 

Kurze vs. lange Anrede- und Grußformeln in Textvorlagen

Unter „Anrede“ verstehen wir die Kombination aus Grußformel und Namen, die automatisch aus den Akten und abhängig vom Kommunikationsweg generiert wird.

Wir empfehlen

• kurze Anrede/Grußformel für SMS und Threema, um Zeichen zu sparen,
• lange Anrede/Grußformel für E-Mails, da hier mehr Platz zur Verfügung steht.

Beispiel aus unserer Standardvorlage für kurze Anreden an Personen:

• Wenn die Anrede förmlich ist, wird nur „Hallo“ geschrieben.
• Wenn die Anrede persönlich ist, wird „Hallo [Vorname]“ genutzt.

Diese Ausdrücke kannst du selbst festlegen. Wenn du lieber „Hallihallo“ oder „Guten Tag“ schreiben möchtest, kannst du das einfach in der Vorlage ändern (siehe unten).

Spezielle Textvorlage für Firmen: Für Firmen gibt es eine eigene Textvorlage, die du nach deinem Geschmack anpassen kannst.

 

Anpassung der Vorlagen – Schritt für Schritt

Bestehende Textvorlagen aktualisieren

Falls du deine Textvorlagen in der Vergangenheit individuell angepasst hast, solltest du sie auf den neuesten Stand bringen. So machst du das richtig:

• Kopiere deine bisherigen individuellen Vorlagen irgendwohin zur Sicherung.
• Setze die Vorlagen auf Standard zurück (Button ganz unten "Textvorlage auf Standard zurücksetzen").

Nun enthalten sie automatisch die neuen Formeln für Anrede und Grußformeln.
Ergänze die voreingestellten Formeln anschließend wieder um deine ursprünglichen individuellen Anpassungen, ohne die Platzhalter/Variablen zu ändern.

Achte dabei darauf, die Grundstruktur der Formel nicht zu zerstören. Falls du Änderungen vornimmst, teste unbedingt mit einer Probebenachrichtigung, ob die Anrede noch korrekt funktioniert!
Das spart Zeit und verhindert Fehler.

Im Video-Tutorial oben wird übrigens noch wesentlich detaillierter auf die verschiedenen Möglichkeiten der Gestaltung eingegangen und auch die Bedeutung der Formeln erklärt.

 

Textvorlagen verstehen - wie geht lemniscus vor?

Lemniscus zieht alle Informationen aus der Akte, um aus der jeweiligen Textvorlage eine Nachricht zu erstellen. "If" bedeutet für ihn "wenn, falls", "else" bedeutet "ansonsten", "has content" bedeutet "hat Inhalt, ist ausgefüllt".

Am Beispiel unserer Vorlage für die kurze Anrede (SMS) wird dabei die folgende Abfrage durchlaufen:

1. Ist Klienty minderjährig?
◦ Ja -> „Hallo Familie {Nachname}“
◦ Nein -> Weiter zur nächsten Unterscheidung

2. Soll die Anrede formell oder persönlich sein?
◦ Formell: „Hallo“
◦ Persönlich: „Hallo {Vorname}“

 

In der Vorlage "Anrede für Personen lang" geht lemniscus noch weiter und fragt nach zusätzlichen Details wie Geschlecht und Titel.
Nun werden automatisch die in der Akte hinterlegten Informationen in den Text eingefügt.

Sieh dir unser Video-Tutorial oben an, detaillierte Beispiele und eine genauere Erklärung der einzelnen Formeln zu bekommen.

 

Zusatz-Tipp: Hinweis für automatische Nachrichten einfügen

Falls du Klientys darauf hinweisen möchtest, dass deine Nachrichten automatisch generiert wurden, kannst du einen Hinweis in den E-Mail-Fußbereich schreiben. Die Vorlage dazu findest du ganz unten unter allen anderen Textvorlagen.
Beispiel: „Dies ist eine automatisch erstellte Nachricht. Bitte nicht auf diese E-Mail antworten.“

Praktisches Beispiel für die Anpassung einer Textvorlage

Ein praktisches Beispiel für die individuelle Anpassung einer Textvorlage findest du hier.

 

Früheres System der Anreden in lemniscus

Früher war die Anrede in lemniscus eine feste Vorgabe in den Textvorlagen. Wer Änderungen wollte, musste die Vorlagen manuell anpassen – was auf Dauer mühsam war.

Die folgenden Informationen dienen nur als Hilfestellung für diejenigen, die noch alte Textvorlagen nutzen: