Datenübergabe in der Patienty-Akte
Die Felder Telefonnummern und Emailadresse werden in Doctolib führend gepflegt und automatisch an lemniscus übergeben.
Alle anderen Felder werden wiederum führend in lemniscus gepflegt und ggf. (falls in Doctolib vorhanden) automatisch an Doctolib übergeben.
Achtung: Der automatische Abgleich kann ggf. dazu führen, dass manuelle Änderungen der Informationen im nicht führenden System automatisch und ohne Rückfrage überschrieben werden.
Neue Patienty-Akten aus lemniscus können über das Setzen des Hakens "Doctolib" in der Patienty-Akte beim Speichern der Akte an Doctolib übertragen werden.
Übergeben werden die rot umrandeten Felder:
Es besteht also durchaus die Möglichkeit, Patienty-Akten in lemniscus zu führen, die nicht an Doctolib übertragen werden. Das ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn bestimmte Leistungen nicht über Doctolib terminiert werden sollen.
Aber Achtung: Doctolib kann keine Terminkollisionen über ausschließlich in lemniscus vergebene Termine erkennen.
Wenn du sowohl in lemniscus als auch in Dotolib Termine vergeben möchtest, musst du diese strikt trennen, um Kollisionen zu vermeiden. Das ginge über die Zuweisung bestimmter Räume oder über passend eingestellte Arbeitszeiten in beiden Systemen.
Möchtest du eine noch nicht an Doctolib übertragene Akte doch noch übergeben, kannst dies nachholen,
- indem du das entsprechende Häkchen in den Stammdaten (s.o.) setzt oder
- indem du auf das Doctolib-Symbol in der Patienty-Akte klickst (dort bekommst du auch eine Warnung).
Zusammenführung von Akten
Patienty-Akten aus Doctolib können an lemniscus übergeben und ggf. mit in lemniscus bestehenden Patienty-Akten zusammengeführt werden.
Vorhandene Patienty-Akten kannst du im Feld "Vorschlags-Patient" suchen.
Von Doctolib an lemniscus werden folgende Informationen übergeben:
Anrede (nur männlich oder weiblich möglich), Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Mobilnummer, Festnetznummer privat, Straße, PLZ und Ort.
Termine
Termine werden ausschließlich in Doctolib verwaltet (erstellt, reserviert, bestätigt, verschoben, gelöscht).
In lemniscus eingetragene Termine werden nicht an Doctolib übergeben.
Erst wenn der Termin in Doctolib fertig bearbeitet ist und abgerechnet werden kann, sollte die Übergabe an lemniscus erfolgen.
Dafür musst du zunächst per Hand die Patienty-Akte in Doctolib mit der Akte in lemniscus verbinden - es geht nicht automatisch.
Klicke dazu in lemniscus der Button "Termin in lemniscus speichern" an ("Patientenakte öffnen" führt nicht zur Übernahme des Termins).
Von Doctolib an lemniscus werden folgende Informationen übergeben:
Patient, Kalenderspalte, Besuchsgrund (kann mit Leistungskette verknüpft werden), Terminlänge, Terminanmerkung.
Danach kannst du den Termin bearbeiten, ihn im Kalender anzeigen lassen oder den Dialog über das rote X schließen.
Änderungen von Terminen
Verschiebungen, Änderungen der Dauer usw. von Terminen müssen in Doctolib vorgenommen werden. Die Änderung muss von Hand an lemniscus übertragen werden (keine Automatik).
Werden bereits übergebene Termine in Doctolib gelöscht, wird die Löschung nicht an lemniscus übertragen.
Änderungen an Terminen, zu denen im lemniscus bereits eine Rechnung erstellt wurde, werden von lemniscus nicht mehr übernommen.
Benachrichtigungen an Patientys
Terminbestätigungen, Terminerinnerungen und Terminabsage-Informationen erfolgen ausschließlich über Doctolib.
Leistungsketten
Die Zuordnung von Leistungsketten erfolgt bei der Übertragung von Doctolib-Terminen standardmäßig über den Abgleich des Doctolib "Besuchsgrundes" mit der "Beschreibung" der lemniscus-Leistungskette. Hier müssen die Namen identisch sein, inkl. Groß- und Kleinschreibung.
Alternativ kannst du die Zuordnung auch explizit steuern, wenn du die Leistungsketten nicht genau gleich benennen kannst oder willst.
Hierfür ist die Zuordnung einer "Synchronisationskennung" zum Besuchsgrund in den Doctolib-Einstellungen ("Weitere Einstellungen" -> "Schnittstelle" -> "Übereinstimmung der Besuchsgründe") notwendig. In diesem Fall erfolgt die Zuordnung der Leistungskette, wenn die vergebene Synchronisationskennung in der Anmerkung der Leistungskette enthalten ist.
Um eine eindeutige Zuordnung sicherzustellen, empfiehlt sich die Verwendung eines technischen Präfixes (z.B. #) für die Synchronisationskennung. Auch bei diesem Abgleich wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt.
Außerdem musst du beachten, dass nach Vergabe einer Synchronisationskennung der standardmäßige Abgleich (s.o.) nicht mehr stattfindet.
Im folgenden Beispiel würde die Leistungskette für einen Besuchsgrund verwendet werden, welchem die Synchronisationskennung "#Osteopathie" zugeordnet ist.