Für jede E-Mail, die aus lemniscus heraus versendet wird, erhält Therapeuty einen Zustellbericht. Diese dienen als Nachweis dem Klienty gegenüber, falls es zu Unstimmigkeiten kommt. Eine dauerhafte Archivierung der E-Mails in lemniscus findet nicht statt.
Im Betreff der E-Mail ist direkt zu sehen, ob die Zustellung erfolgreich war oder nicht.
Die 3 Ausrufezeichen im Betreff zeigen an, dass die Mail (noch) nicht ausgeliefert wurde.
E-Mails mit "OK" wurden beim Mailprovider des Empfängys abgeliefert.
Der Zustellbericht enthält folgende Angaben:
- den Erfolgsstatus der Auslieferung an den empfangenden Server
- die Art des Dokuments,
- die Akte, die es betrifft,
- denn Versandzeitpunkt der E-Mail,
- wann der empfangene Server sie entgegengenommen hat und,
- an welche E-Mail-Adresse das Dokument gesendet wurde.
Darunter folgen technische Informationen. Mit diesen Informationen kann beim Provider angefragt werden, falls die E-Mail nicht angekommen ist, der Empfangsserver uns aber eine Zustellbestätigung gesendet hat.
Als Anhang zu der Zustellbenachrichtigung findet sich auch noch einmal die E-Mail, die versendet wurde als .eml-Datei.
Zustellberichte abstellen
Voraussetzung: XL-Abo oder höher
Ab dem XL-Abo gibt es die Möglichkeit, unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" -> Reiter "Kommunikation" durch Entfernen des Häkchens die Zustellbenachrichtigungen auszustellen.
In kleineren Abos kannst du zum Beispiel im eigenen E-Mail-Programm einen Filter anlegen, der alle E-Mails mit dem Betreff [@-Status] in einen eigenen Ordner einsortiert.
Anzeige des Zustellerfolges in lemniscus
Im Reiter "Überblick" jeder Akte findet sich der Button "Akten- und SMS-Protokoll".
Dort gibt es einen Reiter "E-Mail-Protokoll" mit einer Übersicht der letzten E-Mails an ein Klienty mit Angabe des Zustellerfolges.
Wenn du auf das Kästchen unter dem @-Zeichen klickst, wird der Zustellbericht noch einmal an den Admin geschickt.
Eine Übersicht aller verschickten E-Mails, unabhängig davon wer sie erhalten hat, findet sich unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Protokoll".
Aufbewahrungszeiten und Anzahl der E-Mail-Protokolle
Die Anzahl der Protokolleinträge ist bei S- bis L-Abos folgendermaßen begrenzt:
- max. 5 im E-Mail-Protokoll der Akte
- max. 50 im E-Mail-Protokoll in der Kachel "Protokoll"
Diese Begrenzung gilt innerhalb der unten aufgeführten Aufbewahrungszeiträume.
Für XL- und XXL-Abos ist die Anzahl der Protokolleinträge unbegrenzt, aber es gelten folgende Aufbewahrungszeiträume:
| Dokumente (Rezepte, Tx-Dokumente, Rechnungen..) |
60 Tage ab Versand der E-Mail |
| Terminbezogene Nachrichten (Bestätigung, Erinnerung, Terminzettel...) |
30 Tage nach dem Termin |
| Manuelle Nachrichten (Notizen, Dokumentationen, Massenbenachrichtigungen...) |
1 Jahr ab Versand der E-Mail |